¿Cómo hago un asiento manual?

Un asiento es un movimiento contable con fecha, concepto y varias líneas. Cada línea es un apunte: una cuenta con un importe al Debe o al Haber. Los asientos que nacen de una factura se hacen solos; aquí se explican los que tecleas tú.

¿Qué necesito antes de empezar?

Necesitas el ejercicio abierto. El ejercicio es el año contable. El programa lo crea solo la primera vez que contabiliza algo con esa fecha.

También necesita estar abierto el periodo de la fecha que vayas a poner. El periodo es el mes. Si el mes está cerrado, el asiento no se guarda y te avisa. Los periodos se abren y se cierran en Operaciones.

No hace falta preparar el plan de cuentas. Si tecleas una cuenta que no existe, se crea al guardar. Lo que sí necesitas es escribir el código bien: mira dar de alta una cuenta.

¿Cómo se hace?

1. Entra en Contabilidad y luego en Diario. Se abre la pantalla Diario contable.
2. Pulsa Nuevo asiento. Aparece el editor con una línea vacía.
3. Rellena la Fecha y el Concepto del asiento.
4. En cada línea escribe la Cuenta y el importe en Debe o en Haber. El Nombre de la
5. Pulsa Añadir apunte para más líneas. También puedes usar Insertar apunte encima o
6. Mira el indicador de arriba. Si dice Cuadra, el asiento está listo. Si dice
7. Cuando esté todo, pulsa Guardar asiento.

Hasta que pulsas Guardar asiento no se guarda nada. Puedes cerrar el editor con Cerrar y no queda rastro.

Al guardar, la lista Asientos del diario se coloca sola en el asiento que acabas de guardar y lo resalta. Da igual el tamaño del diario y da igual cómo lo guardes, con el botón o encadenando con dos Intro seguidos: el asiento recién guardado queda siempre a la vista.

¿Qué hacen las teclas de función?

Abajo del todo, en la pantalla Diario contable, hay una barra con las teclas. Son las mismas del programa antiguo. Cada tecla tiene su botón: si no te acuerdas de la tecla, pulsa el botón.

Ctrl+R copia lo que hay justo encima, en la misma columna: la cuenta si estás en una casilla de cuenta, el importe si estás en un importe, el concepto si estás en el concepto. Si arriba no hay nada que copiar, te lo dice en la barra y no toca nada.

Ctrl+U sirve para juntar dos líneas repetidas: la misma cuenta, en el mismo lado. Suma los dos importes en la línea de arriba y quita la de abajo. Si la línea de arriba tiene otra cuenta, no hace nada y te avisa.

F11 (buscar datos) y F12 (buscar apunte) abren la ventana de búsqueda de apuntes: está explicada en buscar y corregir asientos. La tecla F8 (sistema experto) aparece en la barra en gris: todavía no funciona.

Las teclas F11 y F12 no me hacen nada

No es un fallo del programa: esas dos teclas se las queda el navegador antes de que la pantalla las vea. F11 pone el navegador a pantalla completa y F12 abre sus herramientas de programador. No hay forma de impedirlo desde dentro de la página.

Por eso las dos órdenes tienen otro atajo que sí funciona siempre:

También puedes pulsar sus botones de la barra de abajo, que hacen exactamente lo mismo.

Las teclas ahora funcionan en toda la pantalla

Antes, las teclas de función solo respondían con el cursor dentro de la rejilla: si estabas en el filtro de fechas o acababas de pulsar un botón, no pasaba nada. Ahora valen en toda la pantalla, como en el programa antiguo. Cuando el cursor no está en ninguna casilla de la rejilla, la tecla actúa sobre la última casilla en la que estuviste.

¿Cómo cobro o pago un vencimiento sin salir del diario?

Ponte encima de una cuenta de cliente o de proveedor —una cuenta personal, de las que tienen un cliente o proveedor asociado, como las 430 o las 400 que crean las facturas— y pulsa F6 (o su botón Cobros). Se abre la ventana Cartera, con los vencimientos pendientes de ese cliente o proveedor: la fecha, la factura, el importe, lo ya pagado y lo pendiente.

Funciona también sobre los asientos de solo lectura: consultar la cartera y cobrar no tocan el asiento.

En la ventana todo va con el teclado:

• ↑ y ↓ recorren los vencimientos.
• Espacio marca o desmarca el vencimiento (verás la marca ✓). Puedes marcar varios, pero
• Con Tab llegas a Caja / banco: elige dónde entra o sale el dinero. El programa recuerda
• Con un solo vencimiento marcado puedes escribir un Importe parcial: se cobra esa parte y
• Intro sobre la lista liquida lo marcado (si no has marcado nada, marca el vencimiento donde
• Escape cierra la ventana y te devuelve a la casilla del diario donde estabas.

Al liquidar, el cobro o el pago se registra en el módulo de cobros, igual que si lo hubieras hecho desde su pantalla: el vencimiento queda pagado (o desglosado, si fue parcial) y el asiento del cobro se genera solo y aparece en el diario en cuanto la ventana se cierra. Tú no tecleas ese asiento.

Si la cuenta donde estás no vale para esto —no existe, no es de un cliente o proveedor, o su tercero no tiene nada pendiente— la ventana no se abre y el motivo aparece en la barra de abajo.

¿Qué me dice el cuadro de totales de abajo?

Justo encima de la barra de teclas hay un cuadro con tres sumas, en columnas de Debe, Haber y Saldo. Es el mismo cuadro del programa antiguo:

Debajo del cuadro aparece el código y el nombre de la cuenta donde estás, y una etiqueta si es una cuenta de IVA, de retenciones o de tesorería. Al lado eliges el Punteo (plan 1 o plan 2), que es el que gobierna las marcas y la suma de marcados.

Cuando el asiento no cuadra, la diferencia aparece en rojo en la casilla del saldo. Es la cifra que hay que dejar a cero para poder guardar.

Así sabes en todo momento con qué cuenta estás trabajando, cómo va el asiento y qué llevas punteado, sin dejar el teclado y sin buscar las cifras por tres sitios distintos de la pantalla.

¿A qué cuenta va el apunte de un cliente o un proveedor?

Siempre a su subcuenta, nunca al grupo. Si el cliente es el 0002, su apunte va a la 43000002, no a la 430.

Esto importa: la 430 es una cuenta de grupo, y las cuentas de grupo no reciben apuntes, solo suman lo que tienen debajo. Un apunte puesto directamente en la 430 se contaría dos veces —una en el grupo y otra en el nivel de las subcuentas— y el saldo de clientes saldría inflado.

De dónde sale la subcuenta, por orden:

1. La cuenta contable de la ficha del cliente o del proveedor, si la tiene puesta. Vale como la
2. Si la ficha está vacía, se deriva del código del tercero: 430 + 0002 → 43000002.

Lo mismo con proveedores, sobre la 400.

Las cuentas de la configuración (700 ventas, 600 compras, 570 caja y bancos, 477 IVA…) siguen la misma regla: se escriben como grupo porque así se leen y se configuran, pero el apunte va a su subcuenta (70000000, 57000000…).

Si tecleas un grupo en un apunte manual, el programa te avisa: «La cuenta … es de agregación: no admite apuntes directos».

¿Puedo cambiar el ancho de las columnas?

Sí. Pon el ratón en la raya vertical del borde derecho del título de una columna: el cursor cambia a una flecha doble. Arrastra a izquierda o derecha y la columna se ensancha o se estrecha.

• El ancho se guarda para ti: la próxima vez que entres, y en cualquier ordenador con tu usuario,
• Doble clic en esa misma raya devuelve esa columna a su ancho original.
• El botón de la derecha del rango de fechas devuelve todas las columnas a su ancho original.
• Ninguna columna se puede encoger hasta desaparecer: cada una tiene un mínimo.

¿Cómo cuadro un asiento sin echar cuentas?

Un asiento cuadra cuando la suma del Debe es igual a la suma del Haber. El programa lo calcula solo y lo pinta arriba del editor: Cuadra o Descuadre con la diferencia en euros.

Para cuadrarlo sin calcular a mano, pon la última línea con su cuenta y deja el importe en blanco. Después pulsa el botón Sugerir contrapartida (cuadra este apunte) de esa fila. El programa pone el importe que falta, al Debe o al Haber según el signo.

Un asiento descuadrado no se guarda. Al pulsar Guardar asiento aparece un aviso con la diferencia exacta y el asiento se queda en pantalla para que lo corrijas.

¿Cómo añado el IVA de un asiento de compra o de venta?

En el editor del asiento hay un panel llamado IVA del asiento (compra/venta). Sirve para que un asiento tecleado a mano entre también en los libros de IVA, igual que una factura.

Pulsa Añadir línea de IVA y rellena la fila:

• Sentido: Repercutido (venta) o Soportado (compra).
• Base, % IVA y Cuota. Al escribir la base o el porcentaje, la cuota se calcula sola.
• % Rec. y Cuota rec. si hay recargo de equivalencia.

Las líneas de IVA se guardan junto con el asiento, en el mismo momento. El IVA sigue al asiento: si lo borras en un mes abierto, su IVA desaparece con él; si lo borras en un periodo cerrado, el IVA también recibe su rectificativo, con la base y la cuota en negativo.

¿Qué asientos no puedo tocar desde el diario?

Hay dos clases de asiento que se abren en solo lectura. Verás un aviso arriba y todos los campos bloqueados.

• Asientos de un documento. Son los que genera una factura emitida o un albarán. El aviso dice
• Asientos rectificativos. Son los contra-asientos que el programa genera al deshacer algo de un

En ambos casos no aparece el botón Guardar asiento ni el de Borrar asiento.

¿Cómo borro un asiento?

Abre el asiento en el Diario contable y pulsa Borrar asiento. Aparece la pregunta ¿Borrar este asiento?. Confirma con Sí, borrar.

Lo que pasa después depende del periodo:

• Periodo abierto: el asiento desaparece, con sus apuntes y su IVA. El mayor vuelve a como
• Periodo cerrado: el asiento original no se toca. El programa crea un asiento rectificativo

Solo se pueden borrar los asientos tecleados a mano. Los de un documento y los rectificativos no.

Si algo va mal

Ver también: Buscar y corregir asientos · Consultar el mayor de una cuenta · Dar de alta una cuenta