¿Cómo creo un rol?

Un rol es un conjunto de permisos con nombre. Cada persona trabaja con el rol que tenga asignado, y el rol decide qué opciones ve y qué puede hacer en ellas. Aquí se explica cómo crear uno y cómo ajustar lo que permite.

¿Dónde se gestionan los roles?

Los roles se gestionan desde la pantalla de ajustes de la empresa. Pulsa el engranaje Ajustes en la cabecera. En la columna de la izquierda, dentro del grupo Empresa, entra en Roles.

La pantalla tiene tres pestañas: Roles, Usuarios y Equipos. La pestaña Roles define los roles de la empresa. La pestaña Usuarios ajusta a cada persona. La pestaña Equipos son los departamentos del chat interno, que no dan ni quitan permisos.

En Equipos, la lista de personas son las de tu empresa: las mismas que ves en la pestaña Usuarios. Un equipo puede tener gente de otras empresas de la instalación, pero tú solo ves y mueves a los tuyos.

Esta pantalla solo la ve quien tiene el permiso de gestión de usuarios. Si no lo tienes, aparece el aviso Solo administración de usuarios.

Todo lo que muestra es de la empresa con la que estás trabajando: sus roles, sus personas y sus equipos. Si la sesión no tiene ninguna empresa activa, la pantalla lo dice y te pide que elijas una en el selector de la cabecera. Los roles que crees aquí nacen en esa misma empresa.

¿Qué roles trae el programa de fábrica?

Cada empresa nace con tres roles: Administrador, Empleado e Invitado. Administrador lo puede todo. Empleado llega hasta el nivel de modificaciones. Invitado solo consulta.

Estos tres roles se pueden ajustar, pero no se pueden renombrar ni eliminar. Los botones Renombrar y Eliminar aparecen apagados cuando eliges uno de ellos. Es a propósito: son la base sobre la que se apoya el resto.

Administrador es un caso aparte. Tiene acceso total y no se le puede recortar. La pantalla lo avisa con el texto «Acceso total incondicional» y deja los desplegables apagados. Así una empresa nunca se queda sin nadie que pueda administrarla.

¿Cómo creo un rol nuevo?

1. Entra en Ajustes, grupo Empresa, sección Roles, pestaña Roles.
2. Pulsa Nuevo.
3. Escribe el Nombre del rol. Por ejemplo: Almacén.
4. Pulsa Guardar.

El rol nuevo nace con todo en No accesible. Esto sorprende la primera vez, y es deliberado: partes de cero y vas abriendo solo lo que esa persona necesita.

Si prefieres partir de algo hecho, elige un rol parecido y pulsa Duplicar. El rol duplicado copia todos los niveles del original y solo tienes que retocar las diferencias.

¿Cómo abro o cierro una opción del rol?

Elige el rol en la columna de la izquierda. A la derecha aparece Qué puede hacer «...» con todas las opciones del programa agrupadas por módulo.

Cada línea tiene un desplegable con su nivel de acceso. Elige el nivel y el cambio se guarda al instante. Aparece el aviso «... actualizado». No hay botón de guardar.

Los niveles son acumulativos. Cada uno incluye lo que puede el anterior:

Hay opciones que solo admiten parte de la lista. Las pantallas de informes solo ofrecen No accesible y Solo consultas, porque en ellas no hay nada que crear ni borrar.

¿Qué significa «Heredado» en un desplegable?

Cada desplegable tiene una primera opción del tipo Heredado (Modificaciones). Significa que esa línea no decide nada por su cuenta y toma el nivel del módulo que la contiene.

Es la forma corta de configurar un rol. Fijas el nivel en la línea del módulo, por ejemplo Almacen, y todas sus pantallas lo siguen. Solo bajas al detalle cuando una pantalla concreta tiene que ir por otro camino.

Si una línea tiene nivel propio y quieres que vuelva a seguir a su módulo, elige otra vez Heredado (...) en su desplegable. Se quita el nivel propio y la línea vuelve a heredar.

Cuando ni la línea ni su módulo tienen nivel, el resultado es No accesible. El programa nunca abre por defecto: lo que no está concedido, está cerrado.

¿Qué son las «Acciones especiales»?

Al final del árbol de opciones hay un bloque llamado Acciones especiales. Son operaciones delicadas que no pertenecen a una pantalla concreta, sino que cruzan todo el programa.

Estas acciones no son graduadas. Su desplegable solo ofrece Denegado o Permitido.

Tampoco heredan de ningún módulo. Dar acceso total a Ventas no concede ninguna acción especial: hay que concederla una por una. La única que hoy tiene efecto en toda la aplicación es Gestión de usuarios y permisos, que es la que abre esta misma pantalla.

¿Qué pasa si elimino un rol?

Elige el rol y pulsa Eliminar. Se pide confirmación y hay que pulsar Sí, eliminar. La acción no se puede deshacer.

Las personas que tuvieran ese rol como Rol principal se quedan sin ningún acceso hasta que alguien les asigne otro rol. No es un aviso teórico: dejan de ver el programa entero.

Antes de eliminar un rol, entra en la pestaña Usuarios y cámbiales el Rol principal a las personas que lo tengan. Después elimina el rol.

Si algo va mal

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