¿Cómo imputo costes por departamento y por proyecto?
La contabilidad analítica reparte los gastos y los ingresos entre dimensiones analíticas: departamentos y proyectos. Sirve para saber qué margen deja cada obra o cada sección, sin tocar la contabilidad financiera.
¿Qué necesito antes de empezar?
Necesitas la contabilidad analítica activada en tu empresa. Viene desactivada de fábrica. Con ella desactivada, todo funciona igual pero no se acumula nada por departamento ni por proyecto.
Para activarla, entra en Contabilidad > Dimensiones. Arriba hay un panel que dice Contabilidad analítica inactiva. Acciona el interruptor y pasa a Contabilidad analítica activa.
Junto al interruptor hay una casilla Exigir dimensión. Si la marcas, ningún apunte de gasto o de ingreso se podrá guardar sin departamento o sin proyecto. Es la forma de que no se escape nada.
También necesitas al menos un departamento o un proyecto dado de alta.
¿Cómo doy de alta un departamento o un proyecto?
Entra en Contabilidad > Dimensiones. Arriba hay dos pestañas: Departamentos y Proyectos. Cada una tiene su propia lista de códigos, independiente de la otra.
- Elige la pestaña.
- Pulsa Nuevo departamento o Nuevo proyecto.
- Escribe el Código y el Nombre.
- Pulsa Crear.
El código admite letras, dígitos, guion y guion bajo. Se pasa a mayúsculas solo: si escribes ventas, queda VENTAS.
El punto crea jerarquía. Si das de alta OBRA.123, el programa crea también el grupo OBRA y cuelga de él el valor nuevo. Así puedes consultar todas las obras juntas por su grupo. Los grupos no reciben imputación directa: solo agregan.
¿Cómo asigno un departamento o un proyecto a un apunte?
Con la contabilidad analítica activa, el editor del Diario contable muestra dos columnas más en cada apunte: Departamento y Proyecto. Escribe el código en la columna que toque.
Solo se imputan los apuntes de cuentas de gasto y de ingreso, es decir, las de los grupos 6 y 7. Si pones un departamento en una línea de banco o de cliente, se ignora.
Si un mismo apunte hay que repartirlo entre varias combinaciones, usa el botón Desglose analítico por combinación (reparto por importe) de esa fila. Se abre un panel donde añades una línea por combinación, cada una con su Departamento, su Proyecto y su Importe.
El desglose se reparte por importe, no por porcentaje. La suma de las líneas tiene que ser exactamente el importe del apunte. Si no cuadra, el programa lo rechaza al aplicarlo, y lo vuelve a comprobar al guardar el asiento.
Cuando un apunte tiene desglose, el desglose manda y las columnas Departamento y Proyecto de la fila se desactivan. Para volver a usarlas, pulsa Quitar desglose.
¿Qué costes NO se imputan?
Hay tres casos en los que un importe no llega a la contabilidad analítica, aunque la tengas activa.
- Cuentas que no son de los grupos 6 y 7. Bancos, clientes, proveedores, inmovilizado: nada de
- Asientos de las operaciones de ejercicio. La regularización, el asiento de pérdidas y
- Apuntes de gasto sin departamento ni proyecto. Se contabilizan con normalidad, pero no
Este último caso es el que más confunde. Si tu explotación por departamentos no suma lo mismo que la cuenta de pérdidas y ganancias, casi siempre es que hay gastos sin imputar.
¿Cómo veo lo imputado a un departamento o a un proyecto?
Hay tres sitios, según lo que busques.
La ficha del valor. En Contabilidad > Dimensiones, pulsa sobre la fila. La ficha tiene las pestañas Datos, Mayor analítico y Explotación. El Mayor analítico da el acumulado mes a mes. La Explotación da los ingresos, los gastos y el Margen (ingresos − gastos).
El diario de costes. En Contabilidad > Diario de costes. Es la lista de movimientos analíticos, con filtros de Desde, Hasta, Departamento, Proyecto y Cuenta. El desplegable Agrupar por los agrupa por departamento, por proyecto o por cuenta. Pulsando una línea vas al asiento que la generó.
La cuenta de explotación. En Contabilidad > Cuenta de explotación. Eliges la Dimensión y el Valor y pulsas Consultar. Da ingresos, gastos y margen, y en los proyectos añade el Desglose por departamento.
En el mayor analítico y en la explotación, un grupo suma todos los valores que cuelgan de él: pedir OBRA suma OBRA.1, OBRA.2 y las demás.
Si algo va mal
| Lo que ves | Qué ha pasado | Qué hacer |
|---|---|---|
| No aparecen las columnas Departamento y Proyecto en el diario | La contabilidad analítica está inactiva | Actívala en Dimensiones |
| «La cuenta … exige dimensión analítica» | Está marcada Exigir dimensión y falta el dato | Pon departamento o proyecto en ese apunte |
| El desglose no se acepta | Las líneas no suman el importe del apunte | Ajusta los importes hasta cuadrar |
| El asiento no se guarda y habla del desglose | Cambiaste el importe del apunte después de repartirlo | Vuelve a abrir el desglose y ajústalo |
| El Diario de costes sale vacío | No hay apuntes de gasto con dimensión en ese rango | Comprueba las fechas y que los apuntes lleven dimensión |
| La explotación no cuadra con la cuenta de pérdidas y ganancias | Hay gastos sin departamento ni proyecto | Localízalos e impútalos |
Ver también: Repartir costes indirectos · Hacer un asiento manual
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