¿Cómo elijo con qué formato se imprime un documento?
El formato de documento es la plantilla con la que sale el PDF de una factura, un albarán o un presupuesto. Se elige en el propio documento, con el desplegable Formato, y decide también cómo se agrupa el cuerpo del papel.
¿Dónde está el desplegable?
En el formulario de la factura, en la cabecera, hay un campo Formato. El mismo desplegable aparece también en el pie del formulario, para no tener que subir.
Al facturar albaranes en bloque, la pantalla de Facturar albaranes trae su propio Formato, con una opción Predeterminado del tipo al principio.
Si el desplegable no aparece, es que no hay ningún formato en el catálogo para ese tipo de documento. Se resuelve en Configuración → Gestión de formatos.
¿Qué opciones me salen y por qué?
Solo salen los formatos compatibles con ese documento concreto. Un formato incompatible no se ofrece, y si llegara a fijarse, no se usaría.
Lo que decide la compatibilidad:
- El tipo de documento. Una factura de venta solo ofrece formatos de factura de venta.
- Si es un abono. Una factura rectificativa solo ofrece formatos rectificativos, y una factura
- De dónde viene el documento. Los formatos «de albaranes» —resumida, detallada, acumulada,
- El régimen fiscal de tu empresa. En territorio foral se ofrecen los formatos (TicketBai);
Los formatos de la carpeta Documentos de venta TPV no se ofrecen aquí: el ticket de caja se imprime desde el propio TPV.
Cada opción se lee así: el título del formato, su código de fichero entre paréntesis y, en el que viene marcado de serie, el texto · predeterminado.
¿Qué pasa si no toco el desplegable?
Sale el formato predeterminado del tipo de documento. Es el que lleva la estrella en el árbol de formatos, y el que se usa siempre que el documento no fije ninguno.
Dejarlo en el predeterminado no es lo mismo que elegirlo a mano: si lo dejas como está, el documento no se clava a ninguna hoja, y si mañana se cambia el predeterminado de la empresa, ese documento saldrá con el nuevo. Si lo eliges expresamente, se queda con ese.
Si tu empresa tiene un formato propio y de fábrica hay otro con el mismo papel, manda siempre el propio.
¿Por qué el formato cambia lo que se ve en el papel?
Porque elegir el formato es elegir cómo se agrupa el cuerpo. No hay un segundo interruptor que lo contradiga. Hay tres modos:
- Detallada — el detalle tal cual. Si la factura viene de varios albaranes, cada uno sale como
- Resumen — cada sección se colapsa en una línea: el título del albarán y su importe. Una
- Acumulada — agrupa las líneas del mismo artículo, con el mismo precio y el mismo descuento, y
En los tres modos el total es el mismo: los importes de la línea agrupada son la suma de los que ya estaban guardados, no un recálculo. El desglose de IVA tampoco cambia.
Imprimir no modifica el documento. Las líneas agrupadas solo existen en el papel.
¿Por qué mi factura sale con una marca de agua?
Porque todavía es un documento borrador. Los documentos fiscales en borrador salen estampados con SIN VALIDEZ FISCAL · BORRADOR.
Un borrador fiscal no tiene número definitivo, ni huella, ni código QR, ni registro ante Hacienda. Imprimirlo sin marcar produciría un papel indistinguible de una factura emitida, y eso es un problema legal.
La marca desaparece sola al emitir. No se puede quitar desde ninguna opción, y da igual por dónde se imprima: la vista previa, la impresión y el PDF que se archiva llevan la misma marca.
Los documentos que no son fiscales —presupuesto, pedido, albarán— no se marcan nunca: son válidos en cuanto se guardan.
¿Cómo hago que salga directo por la impresora?
Junto al botón Imprimir hay una casilla Directa. Desmarcada —que es como viene— el PDF se abre para que lo veas antes de imprimir. Marcada, el documento se manda al agente local del puesto, que lo imprime sin diálogo en la impresora configurada para ese terminal.
El cambio se aplica a la siguiente impresión, no a la que ya tienes en pantalla.
Si el puesto no tiene terminal asociado, o el agente no está en marcha, la impresión cae sola a la vista previa. El documento no se pierde nunca.
Es una preferencia del puesto, no de la empresa: cada operador lleva la suya.
El botón Imprimir es aparte: vuelve a abrir el último PDF generado y lanza el cuadro de impresión del navegador. Si el navegador bloquea la ventana, avisa y quedan a mano Abrir PDF y Descargar.
Si algo va mal
| Lo que ves | Qué ha pasado | Qué hacer |
|---|---|---|
| No aparece el campo Formato | No hay formatos en el catálogo para ese tipo de documento | Revisa Configuración → Gestión de formatos |
| «No hay un formato predeterminado en el catálogo para …» | Ese tipo de documento no tiene ninguna hoja marcada con la estrella | Márcala con Marcar predeterminado en el árbol de formatos |
| El formato que quiero no está en la lista | No es compatible con ese documento | Comprueba si la factura es directa o de albaranes, y si es abono |
| «No se pudo renderizar el formato … (¿sin .rpt importado o render fallido?)» | La hoja elegida está vacía o el diseño falla | Elige otro formato y avisa a quien administre el ERP |
| Un mensaje con el nombre de una función | El formato pide un cálculo que el sistema no sabe resolver | Elige otro formato; ese hay que revisarlo |
| Salió el formato predeterminado y yo había elegido otro | La hoja elegida se borró del catálogo, o dejó de ser compatible | Vuelve a elegir el formato en el documento |
| La factura sale con SIN VALIDEZ FISCAL · BORRADOR | Sigue siendo un documento borrador | Emítela |
| Marqué Directa y sigue abriéndose el visor | El puesto no tiene terminal, o el agente local no responde | Es el respaldo previsto; revisa el agente del puesto |
Ver también: Cambiar el diseño de una factura · Emitir una factura · Facturar varios albaranes de golpe