¿Cómo facturo una cuota que se repite cada mes?

La pantalla Facturación recurrente guarda una plantilla con lo que se factura y cada cuánto. El programa genera la factura solo cuando toca, la manda por correo al cliente si así lo pides y avisa de la renovación con antelación. La factura que sale es una factura normal.

¿Qué es una plantilla recurrente?

Una plantilla recurrente es una factura «en potencia»: el cliente, las líneas con sus precios, la serie y la forma de pago, más una periodicidad («cada mes», «cada 2 semanas», «cada 45 días», «cada año») y la fecha de la primera emisión.

Cada vez que llega la fecha, el programa crea un documento de venta con esos datos. Es un documento como cualquier otro: se abre desde Facturación, se puede editar, se cobra y entra en los libros igual que una factura tecleada a mano.

Una plantilla puede generar una factura, un albarán, un pedido o un presupuesto. Lo habitual es la factura.

¿Cómo creo una plantilla?

1. Entra en Ventas › Facturación recurrente y pulsa Nueva plantilla.
2. Ponle un Nombre que la distinga en la lista («Mantenimiento web ACME»).
3. Elige el Cliente tecleando su código o con el buscador.
4. En Periodicidad, indica Cada cuánto se factura y la Primera emisión. Si la plantilla
5. En Al generar, decide si el documento se emite directamente o se deja en borrador para
6. Añade las líneas: teclea el código del artículo y el programa rellena concepto, precio e IVA
7. Pulsa Vista previa para ver las próximas fechas, los conceptos ya resueltos y el total.
8. Pulsa Guardar.

La plantilla nace activa: el programa la ejecutará cuando llegue su Próxima emisión.

¿Qué día del mes se factura?

El día lo fija la Primera emisión. Una plantilla mensual que empieza el 17 de septiembre se factura el 17 de cada mes. Una que empieza el 31 de enero se factura el 28 de febrero, el 31 de marzo, el 30 de abril… siempre el último día cuando el 31 no existe, y vuelve al 31 en cuanto puede.

Cada plantilla lleva su propio día. Puedes tener una que factura el 1, otra el 12 y otra el 25 del mismo mes: las renovaciones no tienen por qué caer a principio o a final de mes.

Si necesitas facturar una cuota en otra fecha, cambia la Próxima emisión de la plantilla. Solo afecta a esa: la siguiente vuelve a su día de siempre.

¿Qué puedo escribir en el concepto?

En el concepto de las líneas, en la referencia, en las notas y en los correos puedes usar marcadores entre llaves. El programa los sustituye al generar cada documento:

El periodo va desde la fecha del documento hasta el día anterior a la siguiente emisión. Un marcador que el programa no conoce se deja tal cual está escrito.

¿Cuándo se genera la factura?

Una vez al día, el programa repasa las plantillas activas cuya Próxima emisión ha llegado y genera su documento. Si el programa estuvo parado varios días, se pone al día: genera todas las fechas atrasadas, una por una, con la fecha que les correspondía.

Si no quieres esperar, la plantilla tiene el botón Generar ahora, que crea el documento de la próxima emisión en el acto. Y la pantalla tiene Ejecutar ahora, que hace la pasada completa de la empresa: generar lo vencido, mandar lo emitido y avisar de las renovaciones.

Cada fecha se genera una sola vez. Aunque el proceso se repita, no salen dos facturas de la misma cuota.

¿Cómo se manda la factura al cliente?

Marca Enviar la factura por correo al cliente en la plantilla. Cuando el documento queda emitido, el programa genera su PDF y lo manda al Correo de destino de la plantilla o, si está vacío, al correo de la ficha del cliente.

El asunto y el cuerpo del correo salen de la configuración de la empresa. Si una plantilla necesita otro texto, marca Personalizar textos y correos y escríbelo ahí; admite los mismos marcadores.

Un documento que se dejó en borrador no se manda: primero hay que emitirlo. En cuanto esté emitido, el programa lo manda en la siguiente pasada, o puedes mandarlo tú desde el historial con el botón de sobre.

Si el cliente no tiene correo, la factura se emite igual y el historial dice por qué no se envió.

¿Cómo aviso al cliente de que se acerca la renovación?

Pon en Avisar de la renovación los días de antelación (por ejemplo, 5). Cuando falten esos días para la Próxima emisión, el programa manda un correo al cliente avisando de la fecha y del periodo que se va a facturar.

El aviso se manda una sola vez por renovación. Con 0 días no se avisa.

¿Qué veo en el historial?

Al abrir una plantilla, debajo del editor aparece la lista de sus emisiones: la fecha prevista, el periodo, el estado, el enlace al documento, cuándo se avisó y cuándo se mandó el correo.

Una emisión en error se puede reintentar con el botón de repetir. Mientras esté en error, la plantilla no avanza: no se salta ninguna cuota sin que alguien lo vea.

¿Cómo paro una plantilla?

Con Pausar. La plantilla se queda guardada y no genera nada hasta que pulses Reanudar. Una plantilla que llega a su fecha Hasta o a su Máximo de emisiones pasa sola a finalizada y no vuelve a generar.

Eliminar la quita de la lista, pero no toca los documentos que ya generó.

Si algo va mal

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