¿Cómo convierto un contacto en cliente?
Un contacto del CRM es una persona en seguimiento; un cliente del ERP es a quien se le factura. Son dos fichas distintas. Convertir crea la ficha de cliente a partir de los datos del contacto y deja las dos enlazadas.
¿Qué necesito antes de empezar?
Nada obligatorio, pero completa antes lo que quieras que viaje a la ficha de cliente. Al convertir se copian, si están rellenos:
- Empresa como nombre del cliente. Si está vacía, se usa el nombre completo del contacto.
- El Teléfono y el Email marcados como principales.
- El Sitio web.
- La primera Dirección de la ficha: calle, ciudad, código postal y país.
El NIF, la provincia y las condiciones comerciales no se copian: no existen en el CRM. Se rellenan después en la ficha de cliente.
¿Cómo se hace?
- Abre la ficha del contacto.
- En la cabecera, pulsa Convertir a cliente.
- Espera al aviso. Si va bien, el botón se sustituye por Ver ficha de cliente.
Ese botón lleva a la ficha del cliente en el ERP.
¿Cómo paso de aquí a la ficha de cliente, y cómo vuelvo?
Una vez convertido, la cabecera del contacto muestra Ver ficha de cliente. Lleva a su ficha en el ERP: sus condiciones de venta, sus documentos y sus cobros.
No pierdes de vista de dónde venías. Arriba de la ficha de cliente aparece ← Volver a la ficha del contacto, y al pulsarlo vuelves a este mismo contacto.
El camino inverso también existe: desde la ficha de un cliente, el comando Ver en el CRM lleva a sus contactos, y desde allí se vuelve igual.
¿Qué pasa cuando lo hago?
Ocurren tres cosas seguidas:
- Se crea el cliente en el ERP con el código CRM- seguido del número interno del contacto (por
- El contacto queda enlazado a ese cliente y su Estado pasa a Cliente activo.
- Queda registrado en el Historial de la ficha como «Convertido a cliente».
Un contacto solo se puede convertir una vez. A partir de ahí el botón ya no aparece.
Desde ese momento el contacto entra en el cálculo del Riesgo de abandono, que mira las ventas del cliente. Antes de convertir, un contacto nunca tiene riesgo.
¿Se puede deshacer?
No desde la pantalla. Una vez enlazado, la ficha del contacto muestra Ver ficha de cliente y no hay botón para desenlazar.
Tampoco se puede borrar el contacto mientras el enlace exista. Si necesitas revertirlo, pídeselo a soporte.
¿Qué pasa si el proceso se queda a medias?
Los dos pasos —crear el cliente y enlazarlo— no van juntos. Si el segundo falla, queda un cliente creado sin enlazar y el contacto sigue como prospecto.
Se reconoce enseguida: en Clientes aparece uno con código CRM-… y el contacto sigue mostrando el botón Convertir a cliente. No vuelvas a pulsarlo, porque crearía un segundo cliente con el mismo código y fallaría: avisa a soporte para que arregle el enlace.
¿Y si el cliente ya existía en el ERP?
La conversión siempre crea un cliente nuevo. No busca ni reutiliza uno existente por NIF ni por nombre.
Si la empresa ya era cliente, no conviertas: no hay forma desde la pantalla de enlazar un contacto a un cliente que ya existe. Lo que sí puedes hacer es asociar ese cliente a la tarjeta de la oportunidad, con la opción Cliente del botón Añadir de la tarjeta.
¿Dónde veo lo que me ha comprado?
En la ficha del contacto, pestaña Resumen, hay un panel Facturación con lo que ese contacto te ha facturado de verdad. No sale del CRM: se lee del ERP.
Muestra el total de los últimos 12 meses, cuántos documentos son y el desglose mes a mes con una barra por mes. El total también aparece a la derecha del título del panel.
El panel puede decirte cuatro cosas distintas, y conviene no confundirlas:
- «Aún no es cliente — sin facturación»: el contacto todavía no está vinculado a ningún cliente del
- «Cliente sin facturación en los últimos 12 meses»: sí está vinculado, pero no te ha comprado en
- «Cifras no disponibles ahora mismo»: no se ha podido consultar el ERP. Vuelve a entrar más tarde;
- Sus cifras, cuando hay facturación que enseñar.
Si algo va mal
| Lo que ves | Qué ha pasado | Qué hacer |
|---|---|---|
| «El contacto ya está vinculado a un cliente» | Ya se convirtió antes | Usa Ver ficha de cliente para abrir su ficha |
| «No se pudo crear el cliente: …» | El alta en el ERP falló; el mensaje dice por qué | Corrige lo que indique y vuelve a pulsar. No se ha creado nada |
| «Ya existe un cliente con el código de identificación CRM-…» | Un intento anterior sí creó el cliente | No repitas: hay que enlazarlo a mano. Avisa a soporte |
| El botón sigue diciendo Convertir a cliente tras un aviso de éxito | El enlace no llegó a guardarse | Comprueba si existe el cliente CRM-… antes de reintentar |
Ver también: Dar de alta un contacto · Dar de alta un cliente (la ficha del ERP) · Ver la previsión de ventas
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