¿Qué se puede importar y qué no?

El asistente de Importación de datos trabaja siempre contra un destino: el tipo de ficha o de documento que va a crear. Esta página lista los destinos que existen, qué campos acepta cada uno y qué queda fuera.

¿Qué maestros puedo importar?

Los maestros son las fichas de base. Todos se importan una fila = una ficha y todos usan el código como clave: es el dato con el que el programa reconoce la ficha si se vuelve a importar.

Si el mismo código aparece dos veces en el fichero, la segunda vez se rechaza como duplicada, con una excepción: en Artículos no se rechaza, porque los programas antiguos guardan una ficha por artículo y almacén. Ahí la segunda ficha actualiza al mismo artículo en vez de perderse.

¿Cómo entran las divisas?

Toda empresa nace ya con sus divisas dadas de alta: el euro como moneda de la casa y las más habituales, apagadas hasta que las necesites. Por eso importar el maestro de monedas del programa antiguo no crea fichas repetidas: la moneda que ya está aquí se completa con lo que traiga el fichero —nombre, símbolo, cambio y decimales— y solo se dan de alta las que aquí no existían. Las nuevas entran activas, listas para usarse en un documento.

Solo el Codigo es obligatorio, y es la clave: son las tres letras del código internacional (EUR, USD). Decimales son los decimales con los que se presentan los importes.

Dos cosas que el fichero no decide:

• Cuál es la moneda de la casa. Si el programa antiguo llevaba la contabilidad en otra moneda,
• Qué divisas se ofrecen. Si una moneda está apagada aquí, importarla actualiza sus datos pero la

Un cambio de cero se ignora y se conserva el que ya tenía la ficha: los programas antiguos dejan ese campo a cero en las monedas que no usan, y un cambio de cero convertiría todos los importes a cero. De los decimales solo se aceptan valores de 0 a 6.

En Artículos, la familia se busca por código y se crea si no existe. Es lo que trae el programa antiguo en ese campo, y el código se conserva tal cual venía. Los precios entran como nivel 1 de venta y de compra.

En Familias de artículos, la clave es el Codigo y el Nombre es obligatorio. Sirve para dar nombre de verdad a las familias: si la familia ya existe —porque la creó una importación de artículos anterior, o porque está dada de alta a mano con ese código—, se completa la que hay, no se crea una segunda. Por eso conviene importar las familias antes que los artículos. Si se importan después, también corrige los nombres.

Cuando un artículo llega con el código de una familia que no existe todavía y no se ha importado el maestro de familias, la familia se crea con el código como nombre. Se arregla importando después las familias.

¿Qué campos de un cliente o un proveedor entran?

Los dos destinos aceptan los mismos campos, agrupados así:

• Identidad: Codigo (la clave), Nombre, NombreFiscal, NifCif.
• Dirección: Direccion, Poblacion, CodigoPostal, Provincia, Pais.
• Contacto: Email, Web, Telefono, Movil, Fax, NombreContacto.
• Notas: Observaciones.
• Condiciones económicas: DiasPago, PrecioTarifa, TipoCuenta, Divisa, CuentaContable,
• Datos bancarios: Iban, Bic, BancoNombre, BancoDireccion, BancoPoblacion, BancoProvincia.
• Opciones: Catalogo.

Solo Codigo y Nombre son obligatorios. Todo lo demás se rellena si viene en el fichero y se queda vacío si no.

Los datos bancarios que entran por aquí son los que luego usa la remesa SEPA, así que conviene traerlos en la misma importación y no a mano después.

Tarifas / precios exige que el artículo ya exista: no lo crea. Sirve para actualizar precios de un catálogo ya importado, y llega hasta cuatro niveles de venta.

¿Puedo importar documentos?

Sí, hay un destino por tipo de documento: Presupuestos de venta, Pedidos de venta, Albaranes de venta, Facturas de venta (borrador), Pedidos de compra, Albaranes de compra y Facturas de compra.

Los documentos se importan una fila por línea. Las líneas del mismo documento se agrupan por tres campos que se repiten en todas ellas: NumeroDocumento, Fecha y TerceroCodigo. Los campos de línea son ArticuloCodigo, Concepto, Cantidad, PrecioUnitario, DescuentoPorcentaje e Iva.

Antes de importar documentos hay que importar los clientes o proveedores desde el mismo tipo de fichero: el tercero se localiza por el código de origen, y si no aparece la línea da error. El artículo funciona igual, pero es más tolerante: si el código no se encuentra, la línea entra como concepto libre con el texto que traiga.

El documento se numera en la serie IMP (o en la que mapees en el campo Serie) y guarda el número original del otro programa en la referencia.

Un documento puede traer además su Divisa y su Cambio, dos campos más de cabecera. Sirven para que una factura que se hizo en dólares se siga viendo en dólares, con el cambio que se pactó aquel día. Los importes no se tocan: entran tal cual vienen, porque el programa antiguo los guarda igual que este —en la moneda de la empresa—, y la divisa es cómo se presentan. Si no mapeas estos campos, el documento nace en la moneda de la casa, como hasta ahora.

¿Qué efectos tiene importar un documento?

No todos los documentos importados quedan igual, y la diferencia importa:

• Las **facturas de venta nacen como *documento borrador***. No llevan número fiscal ni efecto
• Los presupuestos, pedidos y albaranes de venta se confirman al importarse. Los albaranes de
• Los documentos de compra se emiten al importarse, incluidos los albaranes y las facturas, que

Por eso conviene importar los documentos de compra en un ejercicio de pruebas la primera vez, ver el resultado y repetir después sobre el ejercicio real.

¿Puedo importar la contabilidad y la cartera pendiente?

Sí, con tres destinos más:

Cuentas contables (plan) da de alta subcuentas con su título, una por fila (Codigo, Nombre). Si el código ya está en el plan, se aprovecha la cuenta existente y se le fija el título.

Asientos (apertura / diario) importa apuntes: una fila por apunte, agrupados en asientos por el campo NumAsiento. Los campos son NumAsiento, Fecha, Cuenta, Concepto, Debe y Haber. Un apunte sin importe en ninguna de las dos columnas da error, y un asiento descuadrado lo rechaza la contabilidad entera, sin dejar medio asiento. Las cuentas que no existan en el plan se crean al vuelo.

Vencimientos (cartera abierta) carga lo que queda por cobrar o pagar de otro programa, con Numero (la clave), TerceroCodigo, Tipo («Cobro» o «Pago», por defecto Cobro), Fecha e Importe. Entra como arrastre: queda vivo en la cartera sin generar factura ni asiento. El tercero se busca por su código de origen, así que los clientes y proveedores van primero.

¿Se pueden traer las fotos de los artículos?

Sí, y hay dos caminos según de dónde vengan las fotos. En los dos, los ficheros se leen de una carpeta del servidor: las imágenes nunca se suben por el navegador, porque un catálogo entero pesa cientos de megas.

Si vienen del programa antiguo, van con el resto de la migración, en la pantalla Migrar de Powergest. Ahí se indica la Carpeta de imágenes del programa antiguo, que es la carpeta BMP de la instalación. Es opcional: si se deja en blanco, todo lo demás se migra igual y las imágenes se informan como no importadas. Entran las de artículo y las de categoría del catálogo.

Si son fotos propias —hechas o preparadas fuera, para vestir un catálogo—, van por el asistente genérico con el destino Imágenes del catálogo desde una carpeta. El fichero solo dice qué imagen va a qué artículo:

Un artículo puede repetirse: la primera foto queda como principal y las demás van a su galería. Al escribir la carpeta, la pantalla dice cuántas imágenes ha encontrado — si dice ninguna, la ruta está mal escrita o no es una carpeta del servidor.

En los dos casos, volver a importar no duplica una imagen que ya esté. Las de familia no entran por el camino de fotos propias, porque ése sube a artículos.

El detalle de la migración —qué carpeta poner, por qué alguna foto no aparece y cómo leer los motivos— está en migrar desde Powergest.

¿Se migra el catálogo del programa antiguo?

Sí, y entero, desde la pantalla Migrar de Powergest. Entran las categorías con su jerarquía, los productos colocados dentro de cada una, el orden de unas y otros, los textos de cada ficha con sus traducciones y las imágenes de las categorías.

De cada texto entran el título, la descripción con su formato y los datos para buscadores: meta título, meta descripción y palabras clave. Se guarda una ficha por objeto y por idioma, así que las traducciones se conservan.

Los textos que pertenecen a fichas ya borradas en el programa antiguo no entran, y se informa uno a uno con su motivo en el resultado de la migración.

Cómo se lee ese resultado está en migrar desde Powergest.

¿Qué NO se puede importar?

Con las herramientas de esta pantalla no se importan hoy:

• Existencias de almacén ni recuentos. El stock solo se mueve a través de documentos.
• Lotes, números de serie, tallas ni colores.
• Direcciones adicionales de un tercero. Solo entra la dirección principal. Las que añadas a mano
• Del tercero, lo que apunta a otra ficha: su forma de pago, su tarifa y su **agente
• **Imágenes de familia.** Las de artículo y las de categoría del catálogo sí entran, pero solo
• Formas de pago, almacenes, series de documento ni tipos de IVA: son configuración y se dan de
• Cobros ya realizados, remesas o movimientos de tesorería.

Tampoco hay forma de deshacer una importación desde el programa: lo que entra se corrige o se borra ficha a ficha.

Ver también: Importar clientes desde un Excel · Migrar desde Powergest · Revisar una importación ya hecha