¿Cómo envío una factura o un presupuesto por correo?

El ERP sabe mandar un documento a su cliente con el PDF adjunto. No se hace desde la pantalla del documento ni desde el buzón: se le pide al asistente, y él prepara la orden para que la confirmes.

¿Qué necesito antes de empezar?

Necesitas tres cosas:

• El documento ya emitido, con su número.
• El cliente con una dirección de correo en su ficha. El ERP toma la del tercero; si está vacía,
• Permiso de altas sobre correo. Sin él, el asistente ni siquiera ofrece esta orden.

No necesitas tener tu cuenta de correo enlazada: este envío no sale por tu buzón.

¿Cómo se hace?

1. Abre el asistente y pídeselo en lenguaje normal: «envía la factura 2026/001 por correo».
2. El asistente no envía nada todavía. Muestra una tarjeta con la orden que propone y a quién iría.
3. Léela y comprueba el destinatario.
4. Pulsa Confirmar. Si no era eso, pulsa Cancelar.

Tras confirmar, el asistente te dice si la orden se ha ejecutado.

La propuesta caduca. Si la dejas ahí un rato y vuelves después, tendrás que pedirla otra vez.

¿Qué pasa cuando lo confirmo?

Ocurren tres cosas seguidas:

1. El ERP genera el PDF del documento en ese momento, con el formato de impresión que tenga
2. Compone el correo. Si no le has dicho otra cosa, el asunto es el tipo y el número del documento
3. Lo pone en cola, con el PDF adjunto. El envío en sí ocurre poco después, en segundo plano.

Que la orden salga bien significa que el correo está encolado, no que el destinatario lo haya recibido. La entrega ocurre después.

¿Desde qué dirección se envía?

Desde la dirección de sistema del ERP, la misma que manda las activaciones de cuenta y los restablecimientos de contraseña. No desde tu cuenta personal, ni siquiera si la tienes enlazada.

Esto tiene dos consecuencias que conviene tener claras:

• El envío no aparece en tu carpeta Enviados ni en ninguna carpeta de tu buzón.
• Si el cliente responde, la respuesta va a la dirección de sistema, no a la tuya.

Cuando necesites que el cliente te conteste a ti, escríbele desde el buzón y adjunta el PDF a mano.

¿Cómo sé si el correo ha llegado a salir?

Aquí está el límite grande: desde tu pantalla, no lo sabes. El envío ocurre en segundo plano y su resultado se registra en una bandeja técnica de la instalación, que solo ve el servicio técnico.

Si un cliente te dice que no le ha llegado, pide a quien dé soporte del ERP que mire el correo de sistema: ahí está el motivo exacto que dio el servidor de correo, y desde ahí se puede reintentar.

Si algo va mal

Ver también: Escribir y enviar un mensaje · Configurar mi cuenta de correo