¿Sabes si tu proveedor de facturación puede demostrar que su software cumple realmente con la normativa VeriFactu? Elegir un programa adaptado no solo implica disponer de una herramienta para emitir facturas, sino también contar con las garantías documentales que exige la Agencia Tributaria. En esta guía sobre Declaración responsable VeriFactu: qué debe darte tu proveedor de software descubrirás qué documentación debe facilitarte el fabricante, qué información debe incluir y cuáles son tus obligaciones como empresa o profesional. Si estás buscando un Programa de Gestión para Empresas, PYMES y Autónomos que cumpla con la normativa vigente, aquí encontrarás todo lo que necesitas saber para tomar una decisión con total seguridad.
¿Qué es la declaración responsable de VeriFactu y quién debe emitirla?
La declaración responsable de VeriFactu es el documento mediante el cual el fabricante o desarrollador de un software de facturación declara, bajo su responsabilidad, que su aplicación cumple con todos los requisitos técnicos y funcionales establecidos por la normativa aplicable a los sistemas informáticos de facturación.
En muchas ocasiones también se conoce como Documento de Cumplimiento, ya que acredita que el software ha sido desarrollado conforme al Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF) y puede utilizarse con las garantías exigidas por la Agencia Tributaria.
Su principal finalidad es ofrecer seguridad jurídica tanto al fabricante como al usuario, demostrando que el programa garantiza principios esenciales como:
- Integridad de los registros de facturación.
- Inalterabilidad de la información.
- Trazabilidad completa de todas las operaciones.
- Conservación de los registros durante el plazo legal.
- Accesibilidad para la Agencia Tributaria cuando proceda.
- Legibilidad de toda la información almacenada.
¿Quién debe emitir la declaración responsable de VeriFactu?
La obligación de emitir este documento corresponde al fabricante, desarrollador o productor del software de facturación.
Es el proveedor quien debe asumir la responsabilidad de declarar que su aplicación cumple la normativa vigente. El usuario final no debe redactar ni emitir esta declaración, aunque sí debe asegurarse de utilizar un software que disponga de ella.
¿Qué debe entregarte tu proveedor de software VeriFactu?
Cuando contratamos un programa de facturación adaptado a VeriFactu, el proveedor debe poder facilitarnos la documentación que acredite que el sistema cumple con la normativa.
Lo habitual es que entregue la declaración responsable o Documento de Cumplimiento, bien mediante un archivo PDF, una copia física, un enlace público o un acceso disponible desde la propia plataforma.
Además de este documento, es recomendable que el proveedor facilite información sobre:
- La versión exacta del software instalada.
- El fabricante responsable del desarrollo.
- Las actualizaciones disponibles cuando cambie la normativa.
- La forma de acceder a futuras versiones de la declaración responsable.
Contar con esta documentación permitirá acreditar, en caso de una comprobación por parte de la Agencia Tributaria, que utilizamos un sistema de facturación adaptado a los requisitos legales.
¿Qué debe incluir específicamente la declaración responsable?
La Orden Ministerial HAC/1177/2024 establece el contenido mínimo que debe incorporar la declaración responsable para acreditar el cumplimiento de la normativa.
Identificación del sistema informático
El documento debe identificar claramente el software al que hace referencia mediante:
- Nombre comercial del programa.
- Código identificador o referencia del sistema.
- Denominación del producto cuando corresponda.
De esta forma no existe ninguna duda sobre qué aplicación está amparada por la declaración.
Versión específica del software
Uno de los aspectos más importantes es que la declaración únicamente ampara la versión concreta del programa que aparece identificada en el documento.
Si el fabricante publica una nueva versión que modifica el funcionamiento relacionado con la facturación o con los requisitos del RRSIF, deberá emitir una nueva declaración responsable correspondiente a esa versión.
Datos del fabricante
La declaración debe identificar al responsable del desarrollo del software, incluyendo al menos:
- Razón social.
- NIF.
- Datos identificativos del fabricante.
Esta información permite conocer quién asume la responsabilidad sobre el cumplimiento del sistema.
Declaración expresa de cumplimiento
El documento debe contener una manifestación expresa indicando que el programa cumple con los requisitos establecidos por la normativa vigente.
En concreto, debe garantizar que el software asegura:
- La inalterabilidad de los registros de facturación.
- La integridad de la información.
- La trazabilidad de todas las operaciones.
- La emisión de los registros en los formatos exigidos por la normativa.
Esta declaración constituye el elemento esencial del Documento de Cumplimiento.
¿Cuándo es obligatoria la declaración responsable?
La declaración responsable resulta obligatoria para los fabricantes y desarrolladores de los sistemas informáticos de facturación que estén sujetos a la normativa reguladora de VeriFactu y del Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF).
Esto significa que el software comercializado para emitir facturas debe disponer de la correspondiente declaración que acredite su conformidad.
Además, siempre que una nueva versión del programa afecte a las funcionalidades relacionadas con la facturación o con los requisitos técnicos exigidos por la normativa, el fabricante deberá emitir una nueva declaración correspondiente a esa versión.
¿Qué responsabilidad tienes como usuario?
Una de las dudas más frecuentes es si empresas y autónomos deben presentar esta declaración ante Hacienda.
La respuesta general es no.
Si utilizamos un software comercial desarrollado por un proveedor especializado, la responsabilidad de emitir la declaración corresponde al fabricante del programa.
Sin embargo, como usuarios sí tenemos determinadas obligaciones.
Utilizar un software que disponga de la declaración responsable
Es responsabilidad del usuario comprobar que el programa de facturación cuenta con la correspondiente declaración responsable emitida por el fabricante.
Conservar el Documento de Cumplimiento
Aunque normalmente no sea necesario remitirlo a la Agencia Tributaria, conviene conservar este documento junto con el resto de la documentación del software.
En caso de comprobación o inspección, podremos acreditar fácilmente que utilizamos un sistema adaptado a la normativa.
Solicitar la documentación al proveedor
Si el proveedor no facilita la declaración responsable de forma automática, es recomendable solicitarla expresamente.
Un proveedor preparado para VeriFactu no debería tener inconveniente en facilitar este documento.
Casos especiales: software libre o desarrollos a medida
Cuando se utilizan soluciones de código abierto adaptadas por terceros o desarrollos personalizados, la responsabilidad puede variar en función de quién haya realizado la adaptación del sistema.
En estos casos conviene revisar quién asume legalmente el cumplimiento de los requisitos establecidos por el RRSIF.
¿Cómo se solicita u obtiene la declaración responsable?
La declaración responsable suele obtenerse directamente del proveedor del software.
Los fabricantes suelen ponerla a disposición de sus clientes mediante alguna de estas opciones:
- Descarga en formato PDF.
- Área privada de clientes.
- Enlace público desde su página web.
- Acceso desde la propia aplicación.
- Entrega junto con la documentación del software.
Lo recomendable es conservar siempre la versión correspondiente al programa instalado.
Cómo comprobar que tu software está realmente adaptado a VeriFactu
Además de solicitar la declaración responsable, conviene verificar que el sistema incorpora las funcionalidades exigidas por la normativa.
Entre ellas destacan:
Integridad de la información
Los registros de facturación deben mantenerse completos desde su creación.
Inalterabilidad
El sistema debe impedir modificaciones indebidas de los registros emitidos.
Trazabilidad
Todas las operaciones deben quedar registradas para permitir su seguimiento.
Conservación de los datos
La información debe conservarse durante los plazos legalmente establecidos.
Accesibilidad
Los registros deben poder ponerse a disposición de la Agencia Tributaria cuando resulte necesario.
Consecuencias de no contar con la declaración responsable de VeriFactu
Utilizar un software que no disponga de la correspondiente declaración responsable puede generar importantes riesgos tanto para el fabricante como para el usuario.
Entre las principales consecuencias destacan:
- Dificultades para acreditar que el sistema cumple la normativa.
- Mayor incertidumbre durante una inspección tributaria.
- Riesgo de utilizar un software que no reúna los requisitos exigidos por el RRSIF.
- Posibles responsabilidades derivadas del incumplimiento de la normativa aplicable.
- Necesidad de sustituir el sistema por otro adaptado.
Además, la legislación contempla un régimen sancionador para determinados incumplimientos relacionados con los sistemas informáticos de facturación. Por ello, resulta recomendable trabajar únicamente con proveedores que garanticen el cumplimiento normativo y puedan acreditar documentalmente que su software está adaptado.
Ventajas de elegir un sistema homologado y adaptado a VeriFactu
Seleccionar un proveedor comprometido con el cumplimiento legal ofrece numerosas ventajas.
Mayor seguridad jurídica
Disponemos de un programa desarrollado conforme a la normativa vigente.
Garantía documental
Podemos acreditar fácilmente que utilizamos un sistema adaptado.
Actualizaciones permanentes
Los fabricantes especializados mantienen el software adaptado a los cambios regulatorios.
Reducción de riesgos
Disminuyen las posibilidades de incidencias derivadas del uso de programas que no cumplen con los requisitos técnicos exigidos.
Mayor confianza frente a la Agencia Tributaria
La existencia de una declaración responsable facilita demostrar que el sistema utilizado cumple con el marco normativo.
Powergest VeriFactu: la tranquilidad de disponer de un software con garantía legal
Elegir un programa de gestión como PowerGest significa apostar por una solución preparada para cumplir con los requisitos de VeriFactu y adaptarse a la normativa vigente. Además de ofrecer todas las funcionalidades necesarias para gestionar tu negocio, contarás con un software respaldado por la documentación exigida y con un proveedor comprometido con mantener el sistema siempre actualizado. Así, podrás centrarte en tu actividad con la tranquilidad de utilizar una herramienta diseñada para trabajar con todas las garantías legales.
Preguntas frecuentes sobre la declaración responsable de VeriFactu
¿Qué es la declaración responsable en VeriFactu?
Es el documento mediante el cual el fabricante declara que su software de facturación cumple con el Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF) y con el resto de la normativa aplicable.
¿Quién debe presentarla?
La declaración debe ser emitida por el fabricante o desarrollador del software. El usuario, por norma general, no debe presentarla ante Hacienda cuando utiliza un software comercial.
¿Cómo se presenta?
Habitualmente no debe presentarse de forma activa por parte del usuario. El fabricante debe ponerla a disposición de sus clientes para que puedan conservarla y aportarla en caso de requerimiento.
¿Qué pasa si mi proveedor no presenta la declaración responsable?
Si el proveedor no puede facilitar este documento, conviene solicitar información adicional antes de utilizar el software, ya que podría no estar adaptado a los requisitos establecidos por la normativa.
¿Cuándo debe presentarse?
La declaración debe existir desde el momento en que el software se comercializa como conforme a la normativa. Asimismo, cuando una nueva versión modifica aspectos relacionados con el proceso de facturación, el fabricante deberá emitir una nueva declaración correspondiente a esa versión.
¿Tengo que enviar la declaración responsable a la Agencia Tributaria?
No. Como usuario de un software comercial, normalmente no tendrás que remitir este documento a la Agencia Tributaria. No obstante, es recomendable conservarlo para poder acreditarlo durante una comprobación o inspección.
¿Puede solicitarla la Agencia Tributaria?
Sí. En una actuación de comprobación, la Agencia Tributaria puede requerir documentación que permita acreditar que el software utilizado cumple con los requisitos establecidos por la normativa.
