Una de las cuestiones clave en cualquier empresa es ¿cuánto tiempo hay que guardar las facturas de una empresa? La conservación de facturas no es una recomendación opcional, sino una obligación legal que varía según el criterio fiscal, mercantil o penal aplicable. Gestionar correctamente esta documentación es fundamental para evitar sanciones, proteger deducciones fiscales y afrontar con seguridad cualquier revisión de Hacienda.
Para garantizar un control adecuado y una conservación ordenada, resulta esencial contar con un programa de gestión para empresas, PYMES y autónomos que permita organizar, digitalizar y custodiar la documentación conforme a la normativa vigente. Conocer los plazos legales y aplicar el criterio más prudente no solo asegura cumplimiento, sino que refuerza la seguridad jurídica y financiera del negocio.
¿Qué dice la Ley sobre el tiempo que hay que guardar las facturas?
La obligación de conservar facturas se encuentra regulada principalmente en:
- Ley General Tributaria
- Código de Comercio
- Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
- Normativa mercantil y penal aplicable
Cada una establece distintos plazos yendo desde los 4 a los 10 años en función del tipo de obligación.
¿Cuántos años hay que conservar las facturas?
La respuesta depende del criterio que apliquemos: fiscal, mercantil o penal.
Según el criterio fiscal (Agencia Tributaria)
La Ley General Tributaria establece un plazo general de 4 años para la prescripción de obligaciones fiscales.
Esto significa que debemos conservar durante 4 años:
- Facturas emitidas.
- Facturas recibidas.
- Libros registro de IVA.
- Declaraciones tributarias.
- Documentación justificativa de deducciones.
¿Cuántos años puede revisar Hacienda el IVA?
Hacienda puede revisar el IVA durante esos 4 años, contados desde el día siguiente a la finalización del plazo de presentación de la declaración.
Por tanto, si presentamos el IVA del cuarto trimestre en enero de 2025, el plazo de conservación se extenderá hasta enero de 2029.
Según el criterio mercantil (Código de Comercio)
El Código de Comercio obliga a conservar libros y documentación contable durante 6 años.
Este plazo afecta a:
- Libros contables.
- Facturas.
- Documentación mercantil vinculada a la actividad.
Aquí nace la conocida “regla de los 6 años”.
Por tanto, aunque fiscalmente el plazo sea de 4 años, mercantilmente debemos conservar las facturas durante 6 años.
Según el criterio penal
En determinados supuestos, el plazo puede ampliarse hasta 10 años.
Esto ocurre cuando:
- Existen delitos fiscales.
- Se trata de bienes de inversión con regularización prolongada.
- Hay procedimientos judiciales abiertos.
Por prudencia jurídica, muchos asesores recomiendan conservar documentación durante 10 años cuando existen operaciones relevantes o de importe elevado.
| CRITERIO | AÑOS DE CONSERVACIÓN |
|---|---|
| TRIBUTARIO | 4 años (5 años en casos especiales de IVA, como operaciones con oro de inversión) |
| MERCANTIL | 6 años |
| PENAL | 5 años (hasta 10 años en supuestos agravados de delito fiscal o normativa de prevención de blanqueo de capitales) |
Ante esta diversidad de criterios: fiscal, mercantil y penal, la opción más prudente es aplicar el plazo más amplio. Conservar la documentación durante 10 años nos ofrece mayor seguridad jurídica y nos permite afrontar cualquier revisión, inspección o contingencia con total tranquilidad.
¿Qué facturas es obligatorio guardar?
La obligación no se limita a las facturas emitidas. La obligación afecta a toda la documentación relacionada con la actividad económica.
Debemos conservar:
- Facturas emitidas.
- Facturas recibidas.
- Facturas rectificativas.
- Facturas simplificadas.
- Justificantes de gastos.
- Documentación de bienes de inmovilizado.
- Libros contables.
- Declaraciones fiscales.
¿Cómo debo guardar las facturas?
Aunque la ley establece cuántos años hay que conservar las facturas, no impone un formato concreto para hacerlo. Pueden guardarse en papel o en digital, siempre que se garantice la autenticidad, integridad, legibilidad y disponibilidad ante un posible requerimiento de la Administración.
Conservación de facturas en papel
Es válida siempre que se mantenga en buen estado y organizada.
Conservación de facturas digital
La normativa permite conservar facturas en formato digital, incluso si originalmente eran en papel, siempre que:
- Se garantice la fidelidad del documento.
- Se mantenga accesible ante requerimiento.
- Se proteja frente a alteraciones.
La digitalización certificada es una práctica recomendada para empresas que buscan eficiencia y reducción de papel.
Buenas prácticas para conservar facturas correctamente
Para evitar riesgos recomendamos:
1. Digitalizar toda la documentación
Reduce espacio y mejora la seguridad (riesgos de pérdida o deterioro).
2. Utilizar software de gestión documental
Permite organizar, clasificar y acceder fácilmente a facturas antiguas.
3. Realizar copias de seguridad periódicas
Evita pérdidas por fallos técnicos.
4. Clasificar por ejercicio fiscal
Facilita inspecciones y auditorías.
5. Mantener respaldo externo o en la nube
Aumenta la protección ante incidentes.
¿Qué ocurre si no guardamos las facturas?
No conservar facturas dentro del plazo legal puede acarrear consecuencias graves:
- Sanciones económicas.
- Imposibilidad de justificar gastos.
- Pérdida del derecho a deducciones fiscales.
- Problemas en inspecciones tributarias.
En caso de revisión fiscal, la falta de documentación puede perjudicar gravemente la posición de la empresa.
¿Cuándo empieza a contar el plazo de conservación de las facturas?
El plazo comienza:
- Desde el fin del periodo voluntario de declaración del impuesto.
- Desde el último asiento contable.
- Desde la finalización del ejercicio económico.
Es fundamental calcular correctamente este inicio para evitar eliminar documentación antes de tiempo.
Casos especiales: ¿Qué facturas deben conservarse hasta 10 años?
Aunque el plazo general sea de 4 años (criterio fiscal) y 6 años (criterio mercantil), existen supuestos en los que la conservación debe ampliarse hasta 10 años.
Bienes inmuebles
Las facturas relacionadas con la adquisición de inmuebles afectos a la actividad deben conservarse durante el periodo de regularización del IVA, que puede extenderse hasta 10 años.
Bienes muebles (inmovilizado)
En el caso de maquinaria, vehículos, equipos informáticos u otros bienes de inversión, el plazo de regularización es de 5 años, por lo que las facturas deben conservarse al menos durante ese periodo.
Bases imponibles negativas
Si se compensan pérdidas en el Impuesto sobre Sociedades, la Administración puede revisar los ejercicios en los que se generaron, lo que aconseja conservar la documentación durante un plazo ampliado.
Procedimientos judiciales o inspecciones
Cuando existe una inspección o proceso judicial abierto, el plazo de conservación se mantiene hasta su finalización, aunque supere los periodos ordinarios.
En estos casos, aplicar el criterio más amplio, hasta 10 años, es la opción más segura para evitar riesgos.
Conclusión: conservar facturas es una obligación estratégica
Comprender ¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de una empresa? es fundamental para evitar sanciones y garantizar plena seguridad jurídica. Aunque el plazo general sea de 4 años según el criterio fiscal y 6 años según el mercantil, determinados supuestos pueden ampliarlo hasta 10 años, lo que exige aplicar un enfoque prudente y preventivo.
Una conservación adecuada, organizada y digitalizada no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que mejora el control interno y la capacidad de respuesta ante cualquier inspección o contingencia. Apoyarnos en un Programa de Gestión para Empresas, PYMES y Autónomos facilita esta tarea y refuerza la protección financiera del negocio.
Guardar correctamente las facturas no es un mero trámite administrativo; es una decisión estratégica que aporta estabilidad, transparencia y respaldo legal a la actividad empresarial.
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Preguntas frecuentes
¿Cuántos años hay que guardar facturas para Hacienda?
¿Las facturas electrónicas se guardan el mismo tiempo?
Además, deben garantizar: autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad durante todo el periodo de conservación. No es suficiente conservar un PDF sin garantizar que no ha sido alterado.
¿Qué ocurre si cierro la empresa?
¿Qué es la regla de los 6 años?
¿Cuándo puedo destruir las facturas antiguas?
La recomendación profesional es verificar previamente con asesoría fiscal.
¿Cuándo prescriben las facturas?
- 4 años para obligaciones tributarias.
- 6 años para obligaciones mercantiles.
- Hasta 10 años en supuestos especiales.
¿Cuántos años hay que conservar la contabilidad?
¿Cuánto tiempo hay que guardar facturas de luz y gas?
Diferencias entre facturas emitidas y facturas recibidas
- Facturas emitidas: justifican ingresos.
- Facturas recibidas: justifican gastos y deducciones de IVA.
