Cómo almacenar y proteger los datos del fichaje cumpliendo el RGPD

Desde que en España es obligatorio registrar la entrada y salida de los trabajadores tras el Real Decreto-ley 8/2019, el control horario para empresas ya no es una opción: es un requisito legal que forma parte de la gestión diaria de cualquier organización. Y aunque el objetivo principal sea acreditar la jornada, el sistema de fichaje también implica algo igual de importante: el tratamiento de datos personales.

Por eso, saber cómo almacenar y proteger los datos del fichaje cumpliendo el RGPD no es solo una cuestión técnica. Es la forma de evitar riesgos, demostrar cumplimiento y garantizar que el registro horario sea válido, seguro y defendible ante inspecciones o reclamaciones.

Qué datos personales se recogen en un sistema de fichaje

Un sistema de fichaje genera información que identifica a una persona trabajadora y, por tanto, se considera dato personal. Normalmente incluye el nombre o identificador del empleado, las horas de entrada y salida, pausas, incidencias y correcciones. En algunos casos también puede registrar información adicional como el dispositivo utilizado, la IP o incluso la ubicación si se ficha desde el móvil.

Cuantos más datos recojamos, mayor será la responsabilidad. Por eso es clave aplicar el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) desde el inicio, no cuando surge un problema.

Principios Clave del RGPD para el control horario

Base legal: no suele ser consentimiento, sino obligación legal

Una duda habitual es si hace falta consentimiento del trabajador para registrar su jornada. En la mayoría de casos, no es necesario, porque el fichaje se justifica por una obligación legal y por la relación laboral. Esto es importante porque en el entorno laboral el consentimiento puede no considerarse plenamente libre.

En la práctica, lo correcto es documentar que los datos se tratan para cumplir con el registro de jornada y para gestionar correctamente el tiempo de trabajo.

Información y transparencia: hay que explicarlo de forma clara

Cumplir RGPD también implica informar correctamente. El trabajador debe saber qué datos se recogen, con qué finalidad, quién puede acceder, cuánto tiempo se conservarán y cómo puede ejercer sus derechos (acceso, rectificación, etc.).

Cuando esta información se comunica bien, el sistema de fichaje se entiende como un proceso normal de gestión y no como un control excesivo.

Minimización y finalidad: solo lo necesario para el control horario

Uno de los principios más importantes del RGPD es recoger solo los datos imprescindibles. Si basta con registrar fecha y hora, no tiene sentido almacenar más información de la necesaria. Y, además, esos datos deben usarse únicamente para el control horario y gestión laboral, no para finalidades distintas.

Aspectos Clave del Almacenamiento: dónde guardar los fichajes y cómo hacerlo bien

La decisión no es solo “¿nube o servidor local?”, sino si el sistema de fichaje garantiza seguridad, control y trazabilidad en todo momento. En otras palabras: que los datos se almacenen de forma que no se pierdan, no se manipulen y no se acceda a ellos sin autorización.

En la práctica, el almacenamiento en la nube (cloud) suele facilitar el mantenimiento del sistema, ya que permite disponer de actualizaciones de seguridad, copias de respaldo y alta disponibilidad, algo especialmente útil en teletrabajo o equipos en movilidad. Eso sí, para cumplir RGPD debemos asegurarnos de que el proveedor ofrece garantías claras: servidores preferiblemente en la UE, contrato de encargado del tratamiento y medidas de seguridad demostrables.

Por su parte, el almacenamiento en servidor local (on-premise) puede ser adecuado en empresas con requisitos internos estrictos, porque ofrece control directo del entorno y una integración más cerrada con sistemas corporativos. Sin embargo, también implica asumir toda la responsabilidad técnica: parches, backups, control de accesos, seguridad física y continuidad ante incidentes.

Conclusión práctica: la nube no es “menos segura” por defecto, y el servidor local tampoco es “más seguro” automáticamente. Lo que marca la diferencia es que el almacenamiento esté bien gestionado y cumpla con las medidas técnicas y organizativas exigidas por el RGPD.

Medidas Técnicas y Organizativas (MTO) para proteger datos de fichaje

Para que un sistema de fichaje sea realmente seguro y cumpla RGPD, no basta con “guardar registros”: necesitamos medidas concretas.

Cifrado: imprescindible en tránsito y en reposo

Los datos deben viajar cifrados (por ejemplo, mediante HTTPS) y también almacenarse cifrados en la base de datos o servidor. Esto evita que, incluso si alguien intercepta o accede al soporte, pueda leer la información.

Control de acceso y roles: no todo el mundo debe ver todo

La empresa debe limitar quién puede consultar y modificar fichajes. Lo ideal es usar accesos por roles: empleado, responsable, RR. HH. y administrador. Además, cuanto más sensible sea la información, más importante es aplicar el principio de mínimo privilegio.

Auditoría y trazabilidad: registrar cambios y accesos

Un sistema fiable debe poder demostrar quién ha modificado un fichaje, cuándo y por qué. Esto protege tanto a la empresa como al trabajador y evita que el registro horario pierda credibilidad.

Backups y disponibilidad: protegerse también de pérdidas

La seguridad no es solo evitar robos, también evitar pérdidas por fallos o incidentes. Es recomendable disponer de copias de seguridad cifradas, con retención por versiones y pruebas periódicas de restauración.

Exportaciones: el punto débil que más brechas provoca

En muchas empresas, el mayor riesgo no está en el sistema de fichaje, sino en lo que ocurre después: Excel compartidos por email, PDF guardados en portátiles sin cifrar o archivos almacenados en carpetas compartidas sin permisos adecuados. Para evitarlo, es fundamental que las exportaciones estén limitadas por roles, que exista un registro de quién exporta y cuándo, y que los archivos se compartan de forma segura mediante cifrado o enlaces con caducidad. Como medida adicional, conviene establecer una política interna que prohíba el almacenamiento local no controlado.

Proveedor externo y contrato de encargado del tratamiento (Art. 28 RGPD)

Si utilizamos una app de fichaje de un proveedor externo, ese proveedor actúa como encargado del tratamiento. Por tanto, es imprescindible firmar un contrato conforme al Art. 28 del RGPD, donde queden definidas sus obligaciones y las medidas de seguridad que aplicará sobre los datos del registro horario.

Además del contrato, debemos asegurarnos de que el proveedor detalla aspectos clave como subencargados (hosting, copias de seguridad o servicios asociados), ubicación de los servidores y posibles transferencias internacionales, su protocolo ante brechas de seguridad y las garantías de disponibilidad del servicio (SLA).

Clave importante: aunque el proveedor gestione la tecnología, la empresa sigue siendo la responsable del tratamiento. Por eso, no basta con que el sistema “funcione”; debe ser también legalmente sólido y verificable.

Conservación de datos: cuánto tiempo guardar los fichajes

Otro aspecto crítico es no conservar datos indefinidamente. Debemos definir un plazo de conservación coherente con las obligaciones legales y operativas, y establecer una política clara de borrado o eliminación cuando ya no sea necesario.

Esto reduce riesgos y demuestra cumplimiento real.

Errores comunes que ponen en riesgo el cumplimiento RGPD

Hay fallos que se repiten en muchas empresas y que generan problemas incluso con sistemas “buenos”:

• Exportar registros a Excel y compartirlos sin control.
• Permitir accesos excesivos (todo el mundo ve todo).
• No registrar quién corrige fichajes.
• Guardar datos indefinidamente o sin política de conservación.
• Usar geolocalización o biometría sin necesidad real.

   

En la práctica, la mayoría de brechas no ocurren por ataques sofisticados, sino por falta de control interno.

Geolocalización y biometría en el fichaje: cuándo usarlas sin incumplir el RGPD (¿es legal?)

Sí, es legal utilizar geolocalización o incluso biometría en un sistema de fichaje, pero solo si se aplica con proporcionalidad, justificación operativa y medidas de seguridad reforzadas. Es decir: no se trata de “si se puede”, sino de cuándo tiene sentido y cómo se implementa para cumplir el RGPD.

En el caso de la geolocalización, debe utilizarse únicamente cuando esté realmente justificada (por ejemplo, equipos en movilidad, trabajos fuera de oficina o fichaje en distintos centros). Para cumplir, lo recomendable es aplicar minimización: verificar la ubicación solo en el momento del fichaje, evitando cualquier tipo de seguimiento continuo. Además, debemos informar con transparencia a la plantilla y permitir configuraciones por puesto, centro o tipo de jornada para no recoger datos innecesarios.

Respecto a la biometría (huella o reconocimiento facial), exige todavía más prudencia, porque implica un tratamiento especialmente sensible y con mayor impacto en la privacidad. Por eso, solo debería implantarse si no existe una alternativa menos intrusiva igual de eficaz. En la mayoría de casos, podemos cumplir perfectamente con métodos como PIN, tarjeta o código QR, reduciendo riesgos legales y técnicos. Si aun así se utiliza biometría, es imprescindible reforzar la seguridad (cifrado, control de accesos, auditoría) y documentar adecuadamente el análisis de riesgos para demostrar que la medida es necesaria y proporcionada.

Conclusión: seguridad, cumplimiento y tranquilidad en el fichaje

Proteger los datos del fichaje cumpliendo el RGPD no consiste solo en “guardar registros”, sino en garantizar que el control horario sea seguro, trazable y legalmente defendible en todo momento. Cuando aplicamos base legal, transparencia, minimización y medidas técnicas como cifrado, control de accesos, auditoría y backups, reducimos riesgos y evitamos problemas futuros.

Si queremos gestionar el registro de jornada con rigor y sin complicaciones, lo más eficaz es apoyarnos en una solución profesional de control horario para empresas que automatice el proceso y mantenga los datos protegidos desde el primer día.