Las existencias son los bienes que una empresa mantiene en su almacén para incorporarlos al proceso productivo o destinarlos a la venta. También se conocen como stock o inventario.
Desde el punto de vista contable, las existencias forman parte del activo corriente, ya que están destinadas a venderse o transformarse en un plazo inferior a un año.
Una correcta gestión de existencias es clave para:
- Mantener la liquidez
- Evitar roturas de stock
- Reducir costes de almacenamiento
- Optimizar la rentabilidad del negocio
¿Qué son las existencias en contabilidad?
En contabilidad, las existencias representan bienes almacenados que:
- Se venderán sin transformación.
- Se utilizarán para fabricar otros productos.
- Están en proceso de elaboración.
Se incluyen dentro del activo circulante, a diferencia del inmovilizado, que permanece en la empresa a largo plazo (maquinaria, instalaciones, equipos, etc.).
Las existencias se caracterizan por:
- Renovarse constantemente.
- Generar ingresos cuando se venden.
- Influir directamente en el resultado del ejercicio.
Una mala valoración del inventario puede alterar los beneficios declarados.
Tipos de existencias
Existen distintos tipos de existencias según su función dentro del proceso empresarial.
Materias primas
Son los materiales que requieren transformación para fabricar un producto final.
Ejemplo:
- Madera en una fábrica de muebles.
- Tela en una empresa textil.
Productos en curso o semielaborados
Son bienes que ya han iniciado el proceso productivo pero aún no están terminados.
Productos terminados
Son los productos finales listos para su venta al cliente.
Mercaderías o existencias comerciales
Son productos adquiridos para revender sin transformación.
Ejemplo:
- Una tienda que compra ropa para venderla.
- Un comercio que distribuye productos tecnológicos.
Cómo controlar las existencias
El control de existencias se realiza mediante la gestión de inventarios, cuyo objetivo es:
- Saber qué productos hay en almacén.
- Conocer su valor real.
- Evitar exceso o escasez de stock.
- Reducir costes.
Un software ERP o programa de gestión permite:
- Control en tiempo real del stock.
- Avisos de stock mínimo.
- Integración con facturación y compras.
- Control por almacenes múltiples.
- Trazabilidad de productos.
Métodos de valoración de existencias
La valoración del inventario afecta directamente a la contabilidad y al resultado empresarial.
Los métodos más utilizados son:
FIFO (First In, First Out)
Las primeras unidades que entran son las primeras que salen.
- Se valoran las salidas con el precio más antiguo.
- Es el método más habitual en España.
LIFO (Last In, First Out)
Las últimas unidades que entran son las primeras que salen.
- Se valoran las salidas con el precio más reciente.
- No está permitido fiscalmente en muchos países.
Precio Medio Ponderado (PMP)
Se calcula una media ponderada del precio de todas las unidades disponibles.
Es uno de los métodos más utilizados en software de gestión.
Criterios contables de valoración de existencias
Según el Plan General Contable, las existencias se valoran por:
Precio de adquisición
Incluye:
- Precio facturado por el proveedor.
- Transporte.
- Seguros.
- Gastos asociados a la compra.
Coste de producción
Incluye:
- Materias primas.
- Mano de obra directa.
- Costes indirectos de fabricación.
Valor neto realizable (valor de mercado)
Si el valor de mercado es inferior al coste, deberá aplicarse corrección por deterioro.
Este criterio evita sobrevalorar el activo.
Plazo de almacenamiento de las existencias
El plazo de almacenamiento depende del sector, pero en general:
- Lo ideal es rotación rápida.
- El exceso de stock genera costes.
- El almacenamiento prolongado puede provocar obsolescencia.
Retener existencias implica:
- Costes financieros.
- Costes de almacenamiento.
- Riesgo de deterioro o pérdida de valor.
Una buena rotación mejora la liquidez y el flujo de caja.
Importancia de las existencias en la gestión empresarial
Las existencias influyen directamente en:
- El resultado del ejercicio.
- El margen bruto.
- La liquidez.
- El fondo de maniobra.
- La planificación de compras.
Una mala gestión puede provocar:
- Roturas de stock.
- Sobrestock.
- Pérdidas económicas.
- Descuadres contables.
Existencias y software de gestión
Un ERP como PowerGest permite:
- Control automático de inventario.
- Actualización en tiempo real tras cada venta.
- Gestión de múltiples almacenes.
- Control por lotes y números de serie.
- Cálculo automático del coste medio.
- Generación de informes de rotación y rentabilidad.
Digitalizar el control de existencias evita errores manuales y mejora la toma de decisiones.
Resumen
Las existencias son los bienes que una empresa almacena para vender o transformar dentro de su actividad. Forman parte del activo corriente y su correcta valoración impacta directamente en los resultados contables.
Controlarlas adecuadamente mediante un software de gestión permite mejorar la rentabilidad, optimizar la rotación y evitar pérdidas por obsolescencia o exceso de stock.
