En un entorno empresarial cada vez más regulado y digitalizado, conocer los formatos de factura electrónica admitidos en España se ha convertido en una necesidad ineludible para autónomos, pymes y grandes empresas. Con la entrada en vigor de normativas como la Ley Crea y Crece, se sientan las bases para una transformación digital sólida, orientada a la transparencia, la reducción de la morosidad y la mejora de la eficiencia administrativa.
El impulso legal hacia la digitalización empresarial
La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, no solo fomenta la creación y consolidación de empresas, sino que también establece un marco obligatorio para la implantación de la factura electrónica. Esta normativa exige a las empresas adoptar formatos estructurados e interoperables, lo que implica abandonar progresivamente el uso del PDF como soporte principal para la facturación.
Además, la ley contempla una obligación progresiva de recibir y emitir facturas electrónicas para todas las relaciones comerciales entre empresas y profesionales, reforzando así la trazabilidad de los pagos y el control de la actividad económica.
¿Qué formatos de factura electrónica están permitidos en España?
La legislación española, alineada con las directrices europeas, reconoce varios formatos estructurados como válidos para el intercambio legal de facturas electrónicas. Cada uno presenta características técnicas particulares que permiten su integración con sistemas contables y ERPs.
Facturae
El formato Facturae ha sido impulsado por el Ministerio de Asuntos Económicos y se mantiene como estándar para operaciones B2G (business to government).
- Tipo de formato: XML estructurado
- Uso principal: Facturación a la Administración Pública
- Característica destacada: Incluye firma electrónica XAdES y es obligatorio para presentar facturas a través del FACe
- Versiones vigentes: Desde 3.2 hasta 3.2.3
UBL (Universal Business Language)
Desde la revisión del borrador del Real Decreto sobre factura electrónica entre empresarios y profesionales, el UBL ha sido designado como base para la futura solución pública de facturación, siendo clave para la emisión de copias fieles.
- Estandarización internacional
- Compatible con la estructura XML
- Recomendado por la Unión Europea
- Apto para operaciones B2B en España
CEFACT / CII (Cross Industry Invoice)
CEFACT es un estándar impulsado por Naciones Unidas y se emplea especialmente en entornos empresariales que exigen interoperabilidad transfronteriza.
- Basado en el modelo semántico SCRDM-CII
- Lenguaje XML 16B
- Aplicación multisectorial
EDIFACT
Aunque más veterano, EDIFACT sigue siendo una opción sólida en entornos de facturación electrónica compleja, especialmente cuando se requiere alta automatización.
- Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport
- Alta adopción en sectores industriales y logísticos
- Intercambio masivo automatizado
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¿Sigue siendo válido el PDF como factura electrónica?
No. Con la aplicación total de la factura electrónica en el entorno B2B, el PDF sin estructura dejará de ser válido como formato legal, salvo que vaya acompañado de un archivo estructurado o firmado digitalmente. Durante el periodo transitorio (hasta 2026), se permite su uso como representación visual, pero siempre junto a la versión estructurada correspondiente.
Obligaciones técnicas para emisores y receptores
Desde el punto de vista del emisor:
- Debe ser capaz de emitir en formato estructurado aceptado por la ley.
- Es obligatorio incluir una firma digital válida.
- Las plataformas de facturación deben interoperar entre sí y garantizar la integridad del contenido.
- Hasta que finalice el periodo transitorio, se permite adjuntar un PDF complementario como versión legible.
Desde el punto de vista del receptor:
- Toda empresa o profesional debe aceptar facturas electrónicas.
- Está obligado a habilitar un punto de entrada electrónico único (art. 5.5) y notificarlo públicamente a sus proveedores.
- Se recomienda la integración del sistema de facturación con el ERP o software contable, para una tramitación fluida y automatizada.
Bloques y datos esenciales de una factura estructurada
Una factura electrónica válida debe organizarse en varios bloques de información bien definidos. Los más relevantes son:
- Cabecera: Tipo de documento, fecha, número de factura.
- Emisor: Datos fiscales y de contacto del proveedor.
- Receptor: Identificación fiscal y razón social del cliente.
- Detalles de la factura: Conceptos, bases imponibles, IVA, retenciones, totales.
- Extensiones: Información adicional como referencias de contrato, pedidos, albaranes, etc.
- Firma electrónica: Debe garantizar la autenticidad e integridad.
Tipos de factura electrónica
En el sistema de facturación electrónica en España se distinguen 2 tipos de facturas electrónicas:
Factura estructurada
- Generada por un software específico.
- Legible automáticamente por sistemas contables.
- Cumple con los requisitos del artículo 6.1 de la Ley Crea y Crece.
✅ Obligatoria a partir de la aplicación total de la ley.
Factura no estructurada
- Generalmente en formato PDF, imagen o escaneado.
- Requiere entrada manual en el sistema del receptor.
- No cumple con los estándares de automatización ni trazabilidad.
❌ En desuso y próximamente no admitida legalmente.
Beneficios clave de los formatos estructurados
- Trazabilidad completa de la operación, desde la emisión hasta el pago
- Agilidad en la tramitación y conciliación contable
- Cumplimiento normativo sin riesgos de sanciones
- Ahorro de costes en impresión, envío y archivo
- Reducción de errores humanos
- Mejora de la liquidez y acceso a financiación
Recomendaciones para la transición digital
Implementar la factura electrónica no se limita a cambiar el formato. Es crucial contar con un sistema profesional de gestión que asegure:
- Cumplimiento normativo integral con AEAT y Verifactu.
- Generación automática en múltiples formatos admitidos (Facturae, UBL, CEFACT…).
- Conexión con plataformas como FACe y FACeB2B.
- Integración con tu ERP, contabilidad y CRM.