La transformación digital de los negocios en España está marcada por la implantación de la factura electrónica. Uno de los formatos que más dudas genera es la factura electrónica simplificada, un documento que sustituye al clásico ticket en papel y que está cobrando protagonismo con la nueva normativa. En este contexto, contar con un Programa de gestión para empresas, pymes y autónomos resulta clave para adaptarse a tiempo y cumplir con la legislación vigente.
¿Qué es la factura electrónica simplificada?
La factura electrónica simplificada es un documento fiscal en formato digital que tiene la misma validez que una factura ordinaria, pero con menos requisitos formales. Su principal función es sustituir al ticket en operaciones de importe reducido o de carácter muy frecuente, como en hostelería, transporte o comercio minorista.
Se trata de un formato que agiliza la gestión empresarial, ya que permite emitir documentos más sencillos y con menor carga administrativa, sin perder validez frente a la Agencia Tributaria.
Diferencias clave entre factura electrónica simplificada y ordinaria
La diferencia fundamental entre una factura simplificada y una ordinaria está en la cantidad de información exigida:
- Factura ordinaria:
- Nombre, NIF y dirección tanto del emisor como del receptor.
- Descripción detallada de los bienes o servicios.
- Tipo impositivo y cuota de IVA desglosada.
- Base imponible y total de la factura.
- Nombre, NIF y dirección tanto del emisor como del receptor.
- Factura simplificada:
- Identificación del emisor.
- Fecha de expedición.
- Descripción de la operación.
- Tipo impositivo aplicado (sin necesidad de desglosar la cuota).
- Importe total con impuestos incluidos.
- Identificación del emisor.
Una de las particularidades más relevantes es que no siempre es obligatorio identificar al receptor, salvo que lo solicite expresamente para la deducción de IVA o que se trate de operaciones con normativa específica.
Marco normativo en España
La regulación principal de la factura electrónica simplificada se encuentra en el Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento de facturación. Esta normativa establece que se puede emitir una factura simplificada en los siguientes casos:
- Operaciones cuyo importe no supere los 400 euros IVA incluido.
- Facturas rectificativas.
- Actividades autorizadas expresamente por la Agencia Tributaria, como transporte de viajeros, aparcamientos o autopistas de peaje.
Además, con la Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, se ha reforzado la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos (B2B).
¿Será obligatoria la factura electrónica simplificada?
La gran duda de muchos autónomos y empresarios es si la factura electrónica simplificada será obligatoria.
En la actualidad, lo que sí será obligatorio es la facturación electrónica en general, gracias a la Ley Crea y Crece. Sin embargo, la modalidad simplificada seguirá siendo opcional, dentro de los límites marcados por la normativa.
Esto significa que las empresas que realicen operaciones menores podrán seguir utilizando este tipo de factura, pero deberán emitirla siempre en formato electrónico, a través de un sistema homologado y en cumplimiento con los estándares de la Agencia Tributaria.
Ventajas de la factura electrónica simplificada
Adoptar este modelo de facturación aporta múltiples beneficios:
- Agilidad administrativa: reduce el tiempo de emisión al requerir menos datos.
- Cumplimiento legal: tiene plena validez frente a Hacienda.
- Reducción de costes: elimina gastos de impresión y almacenamiento físico.
- Sostenibilidad: contribuye a la digitalización y a reducir el uso de papel.
- Mayor control: permite trazabilidad y consulta rápida en auditorías.
En combinación con un programa de facturación, las empresas pueden automatizar este proceso y mejorar la gestión contable.
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Sectores donde más se utiliza
La factura electrónica simplificada está especialmente extendida en sectores con gran volumen de ventas de bajo importe:
- Hostelería y restauración.
- Comercio minorista.
- Transporte de viajeros.
- Servicios rápidos como talleres, peluquerías o aparcamientos.
En estos sectores, sustituir los antiguos tickets por facturas simplificadas electrónicas no solo es más eficiente, sino que además asegura el cumplimiento normativo.
Factura electrónica simplificada y la Ley Antifraude
La Ley Antifraude, en vigor desde 2021, también influye directamente en el proceso de facturación. Esta normativa obliga a que los sistemas de facturación utilicen programas que garanticen la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de los datos.
Esto implica que incluso las facturas simplificadas deben gestionarse mediante software homologado, que impida la manipulación y asegure el acceso de la Agencia Tributaria a la información en caso de inspección.
La conexión con Verifactu
Dentro de las medidas de control fiscal más recientes se encuentra el sistema Verifactu, que obliga a que todas las facturas, incluidas las simplificadas, se registren en tiempo real en los sistemas de la Agencia Tributaria.
Este mecanismo busca reforzar la transparencia y el control tributario, cerrando la puerta a prácticas fraudulentas y asegurando que los contribuyentes cumplan con sus obligaciones fiscales sin excepciones.
El futuro en España y la Unión Europea
Con la digitalización en marcha y el proyecto europeo ViDA (VAT in the Digital Age), se espera que en los próximos años la totalidad de las operaciones comerciales estén registradas electrónicamente y supervisadas en tiempo real por las autoridades fiscales.
Aunque la factura electrónica simplificada no será obligatoria por sí misma, sí formará parte de este ecosistema digital en el que todos los documentos deberán emitirse y conservarse electrónicamente.
Conclusión: anticiparse es la clave
La factura electrónica será obligatoria, mientras que la factura electrónica simplificada seguirá siendo opcional para operaciones de bajo importe. No obstante, será imprescindible emitirla de manera digital y con sistemas homologados por la Agencia Tributaria.
Por ello, la mejor estrategia para empresas y autónomos es anticiparse y adoptar cuanto antes soluciones digitales de facturación que garanticen el cumplimiento normativo y la optimización de procesos internos.
Con PowerGest, la adaptación es sencilla y eficiente, integrando en un mismo entorno la facturación y contabilidad, tanto en facturas ordinarias como simplificadas.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cuál es el importe máximo de una factura simplificada?
Hasta 400 euros IVA incluido, salvo que se trate de facturas rectificativas.
¿Se puede deducir el IVA de una factura simplificada?
Sí, siempre que se identifique al destinatario en el documento.
¿Qué pasará con los tickets en papel?
Desaparecerán progresivamente, siendo sustituidos por facturas electrónicas simplificadas.
¿Cuándo entra en vigor la obligatoriedad de la factura electrónica?
El reglamento definitivo está pendiente, pero se prevé la aplicación progresiva a partir de 2025.