En el proceso de transformación digital que están viviendo las empresas europeas, el formato UBL se ha consolidado como uno de los estándares más relevantes para la emisión y recepción de facturas electrónicas estructuradas. Aunque en España el formato Facturae ha sido el referente tradicional, la tendencia marcada por la Unión Europea apunta hacia una adopción progresiva y generalizada del UBL (Universal Business Language) como lenguaje común para el intercambio electrónico de documentos.
En este artículo desglosamos todo lo que necesitas conocer sobre el formato UBL, cómo se utiliza, qué ventajas aporta y cómo implementarlo correctamente en tu sistema de facturación.
¿Qué es el formato UBL y por qué está cobrando protagonismo?
El UBL (Universal Business Language) es un formato basado en XML diseñado para facilitar la automatización del intercambio de documentos comerciales, especialmente la factura electrónica. Este estándar fue desarrollado por la Organización para el Avance de los Estándares de Información Estructurada (OASIS), y ha sido adoptado progresivamente por numerosos países como respuesta a la necesidad de homogeneizar las comunicaciones entre empresas y administraciones públicas.
Su principal objetivo es garantizar que las transacciones electrónicas entre entidades, incluso de diferentes países o sectores, se realicen bajo un lenguaje común que sea comprensible por todos los sistemas informáticos, permitiendo así una interoperabilidad real a nivel internacional.
Una factura estándar para Europa y el mundo
El formato UBL no es exclusivo de España, sino que forma parte de una estrategia más amplia liderada por la Unión Europea para impulsar la facturación electrónica transfronteriza. Países como Suecia, Alemania, Países Bajos, Bélgica o Francia ya lo han adoptado, y está ganando presencia en otras regiones como Australia, Japón, Singapur, Estados Unidos o Nueva Zelanda.
Esta expansión está estrechamente relacionada con la red Peppol, una infraestructura internacional segura para el intercambio de documentos electrónicos, donde el formato UBL es el lenguaje estándar de comunicación.
Diferencias entre UBL y otros formatos como Facturae o EDIFACT
Aunque España sigue utilizando el formato Facturae para sus relaciones con la Administración Pública, la evolución normativa (como la Ley Crea y Crece) y los requerimientos de la norma UNE-EN 16931 orientan al UBL como el estándar más interoperable y flexible para el entorno B2B y B2G.
Comparado con otros formatos de factura electrónica:
UBL (Universal Business Language)
UBL esta estructura de forma clara, basada en XML, estandarización internacional, fácil integración con ERPs modernos.
Facturae
Facturae es específico del ámbito público en España, menos flexible y limitado a transacciones nacionales.
EDIFACT
Edifact es potente en entornos industriales, pero complejo y menos extendido en nuevos ecosistemas digitales.
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La red Peppol y su relación con el formato UBL
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) es una red de intercambio electrónico de documentos normalizados, que opera bajo estándares seguros y homologados. Para poder operar dentro de Peppol, las empresas deben conectarse a través de un Punto de Acceso (Access Point) autorizado.
El formato UBL, especialmente en su variante Peppol BIS, es el lenguaje base que permite esta comunicación estandarizada y automatizada. Esto garantiza que cualquier empresa que emita una factura en formato UBL bajo las especificaciones Peppol pueda enviarla y recibirla sin fricciones a través de toda la red europea.
Estructura de una factura electrónica en UBL
Una factura UBL está compuesta por un conjunto de elementos codificados en XML que definen de forma detallada todos los datos necesarios para validar legalmente la operación. Su estructura incluye:
- Datos del emisor y del receptor
- Número y fecha de emisión
- Conceptos y descripciones
- Importes, bases imponibles e impuestos
- Datos de pago
- Referencias contractuales
- Firma electrónica (si se requiere)
Todo esto estructurado bajo un esquema semántico que cumple con los requisitos de la norma europea UNE-EN 16931, lo que lo hace válido para su uso en cualquier país miembro.
Ventajas de utilizar el formato UBL para tus facturas
- Interoperabilidad internacional: facilita el comercio entre empresas de distintos países sin problemas de compatibilidad.
- Integración con ERPs y software de gestión: al estar basado en XML, es fácilmente procesable por sistemas informáticos.
- Reducción de errores: la validación automática de campos minimiza fallos humanos.
- Ahorro de tiempo y costes: agiliza la tramitación de facturas y mejora la eficiencia administrativa.
- Cumplimiento normativo: adaptado a las regulaciones europeas y locales.
¿Es obligatorio el uso de UBL en España?
Actualmente, no es obligatorio el uso exclusivo del formato UBL en España, pero su adopción es altamente recomendable para empresas que:
- Operan a nivel internacional.
- Facturan a administraciones públicas de otros países europeos.
- Desean prepararse para futuras regulaciones comunitarias.
- Buscan eficiencia en sus procesos de facturación electrónica.
La Ley Crea y Crece, junto con el impulso del Ministerio de Asuntos Económicos, sitúan al UBL como el formato de referencia para las soluciones públicas de facturación y como alternativa sólida para los intercambios entre empresas (B2B).
¿Cómo se genera una factura electrónica en formato UBL?
Dado que el UBL es un formato estructurado complejo, no se recomienda su creación manual. La mejor práctica es utilizar un software de facturación compatible, como el que ofrecemos en PowerGest, que:
- Genera automáticamente facturas UBL a partir de tus datos de facturación.
- Integra la firma electrónica cuando es requerida.
- Permite el envío automático a través de Peppol y otros canales compatibles.
- Facilita el cumplimiento con AEAT, SII, Verifactu y demás exigencias regulatorias.
Con PowerGest, puedes trabajar cómodamente con múltiples formatos como UBL, Facturae, PDF firmado, XML genérico o XRechnung, desde una misma plataforma centralizada y segura.