TicketBAI: Todo lo que debes saber
Ticketbai es el nuevo sistema de facturación electrónica diseñado por la administración del País Vasco, que, a diferencia de otros proyectos similares, tendrá carácter obligatorio para todas las empresas y autónomos que ejerzan su actividad en este territorio. Su implantación, que ha comenzado de forma voluntaria en 2021, tendrá carácter obligatorio a partir de 2022, con un calendario de implantación gradual qué depende de cada territorio Foral.
El proyecto se basa en la obligación de adoptar un software de facturación debidamente adaptado a la normativa TicketBAI. Por tanto, todas las empresas del País Vasco, deberán actualizar sus sistemas de facturación o adquirir uno en caso de que no lo utilicen o tengan simples cajas registradoras.
Software de facturación TBAI
Las aplicaciones registradas cómo adaptadas a la a la normativa TicketBAI, deben cumplir una serie de requisitos técnicos y normativos muy estrictos, que en esencia, garantizan la inviolabilidad y trazabilidad de toda la facturación emitida por una empresa. Las aplicaciones adaptadas y registradas para cumplir esta normativa se denominan “software TicketBAI” o “Software garante”. A partir de la entrada en vigor de este nuevo sistema, solo se podrá facturar legalmente utilizando una aplicación de este tipo.
Las normas técnicas y legales dependen de cada territorio, pero en esencia, todas deben cumplir las siguientes funciones básicas:
Generación de ficheros XML Firmados
La base de todo el sistema consiste en un fichero que se genera para cada operación de facturación bien sea una factura completa o simplificada (más conocida como ticket). Este fichero, denominado fichero Ticketbai, se crea en un formato estándar XML bien definido, muy similar al que actualmente se usa para el sistema SII (suministro inmediato de información).
Básicamente contiene todos los datos económicos de la factura: ID del emisor, así como del destinatario en caso de que no se trate de una factura simplificada. Para el caso de Gipuzkoa, también debe contener de forma obligatoria todo el detalle de cada una de las líneas de factura.
Este formato se firma mediante un certificado digital asociado al equipo o empresa que emite la facturación. Este proceso garantiza la inviolabilidad del contenido del fichero, ya que el contenido no puede ser modificado, ni siquiera en una coma, sin alterar e invalidar el resultado de la firma.
Encadenamiento de ficheros
Otra de las características qué hacen especialmente robusto este sistema y que no se encuentran en los sistemas de facturación electrónica implantados hasta ahora, es el encadenamiento de todos los ficheros TicketBai. Cada archivo contiene el número de factura, fecha y parte de la firma del fichero anterior, lo cual hace prácticamente imposible alterar o suprimir un documento sin que sea detectado con facilidad por la Administración Tributaria.
Prohibición de alterar los ficheros firmados
Como parte del mecanismo de trazabilidad diseñado para TicketBai, la norma prohíbe expresamente modificar o eliminar ningún fichero firmado una vez creado. Este requisito debe ser aplicado de forma estricta por el software garante que se utilice.
La imposibilidad de modificar los ficheros firmados se aplica incluso en caso de error o aunque el documento no haya sido entregado a ningún cliente, cómo es práctica habitual hasta ahora. Por tanto, en caso de existir un error de cualquier tipo, deberá iniciarse un procedimiento de subsanación o, según los casos, emitir una factura rectificativa.
En cualquier caso, se mantiene siempre la numeración del documento modificado o anulado, que seguirá formando parte de la secuencia de facturación.
Imagen de la factura con identificador y código QR
Cada documento emitido, tanto en forma impresa como en formato electrónico (PDF), debe llevar en un lugar visible y previamente especificado dos elementos distintivos:
- Identificador TBAI: Es una secuencia única para cada documento TicketBai, generada por el software garante localmente de acuerdo con la normativa
- Código QR: Es una representación informática del contenido de la factura o ticket, susceptible de ser leída con facilidad por cualquier dispositivo móvil, y que permitirá consultar el contenido del documento.
Este código debe tener un tamaño entre 30 y 40 mm y estar situado en la parte inferior de una factura de formato vertical o en la parte derecha caso de formato horizontal. La imagen TicketBAI no puede generarse ni imprimirse antes de crear el correspondiente fichero firmado, ni puede tampoco imprimirse en “modo prueba”.
Todos estos requisitos están pensados para impedir cualquier tipo de manipulación del proceso de facturación.
Envío de ficheros a la administración tributaria
Cada fichero de facturación debe ser enviado de forma automática a la Administración Tributaria. El plazo y normas para hacerlo varían significativamente para cada territorio foral:
- En Gipuzkoa y Araba el envío debe hacerse de forma instantánea y simultánea a la emisión de la factura, lo cual otorga un mayor control a la Administración Tributaria.
En caso de no existir conexión a Internet, el software garante debe almacenar todos los ficheros y transmitirlos de forma automática tan pronto como se restablezca la comunicación.
- En Vizcaya el proceso es muy distinto, ya que TicketBai está integrado dentro de un proyecto más ambicioso denominado Batuz, y se envía como parte del “Libro de Registro de Operaciones Económicas (LROE)”, con los modelos 140 y 240.
El envío se realiza de forma trimestral o mensual para las grandes empresas.
Breve historia de la facturación electrónica
La facturación electrónica, ha sido un modelo impuesto en la UE, para conseguir una mayor homogenización en las facturas dentro de esta. El primer diseño del que se tiene constancia fue realizado en 1997 por el antiguo EUAN-UCC, ahora conocido como el GS1 o Global System 1.
Un sistema que comenzó a la vez a implantarse tanto en países del Norte de Europa, encabezado por Dinamarca, así como una implantación paralela en Latinoamérica, teniendo en este caso a la cabeza países como Argentina y Chile.
En el resto de Europa, la facturación electrónica fue implantándose con el paso del tiempo, donde las administraciones han ido impulsando la integración de las facturas electrónicas en sus sistemas.
Que supone TicketBAI para las empresas
TicketBAI va a suponer una modernización para todas las empresas incluidas a este sistema, buscando logar una mayor competitividad y honestidad entre las diferentes empresas del mismo sector, beneficiando a aquellas que no colaboran con expandir la economía sumergida.
Se intentará asegurar que las empresas sigan este sistema mediante la aplicación de sanciones a aquellos que no los cumplan.
Va a suponer también una garantía para los consumidores del bien o servicio, ya que mediante el código QR generado por este sistema se podrá asegurar de que puede reclamar sus derechos y asegurarse de que la factura cumple todos los requisitos.
Plazos de implantación
TicketBAI ha sido integrado dentro de otro sistema más ambicioso, denominado Batuz, que permite llevar de forma electrónica los modelos 140 y 240 del registro de operaciones económicas.
Bizkaia
| Periodo voluntario: | Inicio 1 de Enero 2022. | Incentivos del 30% de gastos necesarios de implementación. |
| Periodo obligatorio: | Retrasado hasta el 1 de Enero 2024. |
Gipuzkoa
| Periodo Voluntario | Inicio 1 de Enero 2021 | Adopción voluntaria antes de 1 de Noviembre 2021 incluye bonificación del 60% en gastos necesarios de implementación. | Bonificación general del 30% entre Noviembre 2021 y Enero 2022. |
| Periodo Obligatorio | Inicio 1 de Enero 2022 | Calendario de implementación cada 3 meses. | 1 de Enero: profesionales tributarios 1 de Marzo: otros profesionales 1 de Mayo: comercio minorista 1 de Octubre: construcción, servicios y transportes. 1 de Diciembre: restantes |
Áraba
| Periodo voluntario: | Inicio 1 de Enero 2021 | Adopción voluntaria antes de 1 de Noviembre 2021 incluye bonificación del 60% en gastos necesarios de implementación. | Bonificación general del 30% entre Noviembre 2021 y Enero 2022. |
| Periodo obligatorio: | Inicio 1 de Enero 2022 | Calendario de implementación cada 3 meses. |
Sanciones
| Tipo de sanción | Porcentaje sanción respecto facturación año anterior. | Mínimo (€). |
|---|---|---|
| Destrucción, borrado o manipulación del software y/o archivos. | 20% | 20.000€ |
| Destrucción, borrado o manipulación del software y/o archivos. Reiterada. | 30% | 30.000€ |
| Destrucción, borrado o manipulación del software y/o archivos. | 20% | 40.000€ |
| Destrucción, borrado o manipulación del software y/o archivos. Reiterada. | 30% | 60.000€ |
Incumplimiento carácter ocasional: Se impondrán sanciones de 2000€ cuando el incumplimiento del procedimiento TBAI no haya sido de un importe mayor al 2% de la facturación del año anterior.
Hay que tener en cuenta que todas estas multas se verán reducidas en un 30% en el caso que el sancionado de su conformidad de pago.